Instrumenten die u kunt inzetten bij het volgen van de prestaties van een individuele werknemer, zijn functionerings- en beoordelingsgesprekken. Hoewel beide termen nog wel eens door elkaar worden gebruikt, gaat het toch om verschillende typen gesprekken met een onderling verschillende doelstelling. Daardoor is de aanpak ook heel anders.
Het is aan te raden een duidelijk onderscheid te maken tussen functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Dit maakt het voeren van de gesprekken inzichtelijker.
Eerste verschil
Een functioneringsgesprek is een tweezijdige gebeurtenis. Er wordt zowel gesproken over het functioneren van de medewerker in de werksituatie als over het functioneren van het bedrijf, waarbij ook het functioneren van de direct leidinggevende aan de orde komt. En hier is dan meteen het eerste belangrijke verschil met een beoordelingsgesprek aan te wijzen.
Een beoordelingsgesprek is veel meer een eenzijdige gebeurtenis, waarbij de leidinggevende de medewerker meedeelt hoe zijn wijze van werken wordt gewaardeerd en op welke punten hij goed of juist minder goed wordt beoordeeld. In een functioneringsgesprek gaat het juist om het uitwisselen van allerlei informatie, met als doel het vinden van oplossingen voor knelpunten die zich in de praktijk voordoen. In een functioneringsgesprek wisselen leidinggevende en medewerker hun standpunten en ideeën uit. De inbreng van de medewerker zal, als het gesprek goed wordt gevoerd, daarbij groter zijn dan de inbreng van de leidinggevende.
Tweede verschil
Een tweede verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek is dat er uit een functioneringsgesprek geen consequenties voortvloeien ten aanzien van aanstelling, bevordering, ontslag en dergelijke. Dit betekent niet dat er niet (impliciet of expliciet) beoordeeld kan worden tijdens een functioneringsgesprek. Een functioneringsgesprek heeft echter nooit rechtspositionele gevolgen. Rechtspositionele zaken komen aan de orde in een afzonderlijk beoordelingsgesprek. Het onderscheid tussen beide gesprekken is in de tabel hierna schematisch weergegeven.
Derde verschil
Een derde verschil is dat een functioneringsgesprek een informeel karakter heeft, terwijl een beoordelingsgesprek formeel is. In een functioneringsgesprek komt het onderwerp 'salaris' niet aan de orde, in het beoordelingsgesprek wel.
Schematisch overzicht gespreksverschillen
Soort gesprek en aspecten
Beoordelingsgesprek
Functioneringgesprek
Gespreksdoel van de organisatie
Het bereiken van een optimale prestatie van de medewerker
Met de medewerker de maximaal mogelijke ontplooiing bespreken, dit stimuleren en de taakvolwassenheid creëren
Gespreksdoel van de medewerker
Het verkrijgen van een zo goed mogelijke beoordeling
Komen tot vervulling van de bij hem/haar passende en motiverende taak
Reden gesprek
Medewerker nog beter laten presteren
Bijdrage leveren aan de effectiviteit en efficiency in de organisatie; door ontwikkeling behoud van medewerkers
Kernvraag tijdens gesprek
Welke resultaten en prestaties heeft de medewerker gerealiseerd? Gericht op verbetering van de prestaties
Waar moet in de functie of het takenpakket worden bijgestuurd? Welke toekomstige mogelijkheden hebben de organisatie en de medewerker in zich?
Besproken worden
De prestaties en resultaten afgezet tegen meetbare criteria
Toekomstig functioneren van de medewerker als resultaat van diens individuele kennis, kunde, mogelijkheden en wensen in relatie tot het geboden werk en de organisatieaspecten
Tijdpad
Achterliggende periode
Toekomst
Methode
Prestatiebeoordeling met formulier; zwaartepunt bij leidinggevende; monoloog van leidinggevende; concreet aangeven van verbeterpunten van medewerker door leidinggevende; 'Jij'-boodschap
Motiverend gesprek; tweerichtingsverkeer: dialoog tussen leidinggevende en medewerker; voeren van een 'Wij'-gesprek
Resultaat
Kan aanleiding geven tot correcties door leidinggevende, wijziging van taken of functie en in uiterst geval ontslag, maar ook tot taakverruiming of promotie
Kan leiden tot bijsturing in de functie, tot opleiding, extra begeleiding, een andere rol en verantwoordelijkheden in de organisatie en eventueel een andere functie
Rol leidinggevende tijdens gesprek
Rechter – oordelaar
Coach – helper – facilitator
Reactie medewerker
Passief in gesprek; mogelijk defensief of euforisch
Actieve deelname in en aan gesprek; samen 'optrekken'
Accent
Op beheersing en verbetering van de prestaties van de medewerker
Op ontwikkeling van het 'kennen en kunnen' van de medewerker
Vergelijking
Met taakvervulling zoals voor identieke functies geldt in de onderneming; met functie-eisen; met gemaakte afspraken in het verleden over manier waarop taak wordt vervuld en het resultaat dat moet worden bereikt
Met taakvolwassenheid in vergelijkbare rollen en functies; met mogelijkheden van de organisatie; met mogelijkheden van de medewerker
Wanneer er in ondernemingen meer aandacht wordt geschonken aan de factor 'personeel' en daarbij het beste uit de medewerkers wordt gehaald, zijn er zelfs vier verschillende formele gesprekken per jaar gewenst: het beoordelingsgesprek, het salarisgesprek, het functioneringsgesprek en het loopbaangesprek.
