Geschreven door: Hennie Nijkeuter* X Hennie Nijkeuter 1
Om aan uw werknemer en de belastingdienst de juiste gegevens voor de loonheffingen te kunnen verstrekken, heeft u formulieren en dergelijke nodig. Bovendien bent u verplicht bepaalde gegevens over werknemers en loonbetalingen op een toegankelijke wijze te administreren, zodat de belastingdienst deze gegevens kan controleren.
In dit artikel leest u dat de loon- en salarisadministratie in hoofdlijnen bestaat uit:
de administratieve vastlegging van alle beloningen die een werknemer ontvangt (de loonadministratie);
het wettelijk verplicht in of bij de loonadministratie bewaren van een aantal specifieke formulieren;
het bewaren van de rekeningen en declaraties van kosten die aan werknemers geheel of ten dele vrij vergoed zijn.
Wist u dat er voor sommige beloningsvormen, zoals de spaarloonregeling, afzonderlijke administratieve verplichtingen gelden? Dit artikel informeert u erover.
Er zijn een groot aantal vormen van beloning aan een werknemer. Hoe verschillend de loonbestanddelen ook zijn, één ding hebben zij gemeen. Zij moeten allemaal in of bij de loonadministratie worden opgenomen.
De loonadministratie bevat in principe de administratieve vastlegging van alle beloningen die een werknemer ontvangt. Daaronder vallen ook stortingen bij derden ten behoeve van de werknemer. Daarnaast bevat de loonadministratie een aantal formulieren die de positie van de werknemer aangaan.
Loon- en salariskosten
Salariskosten omvat meer dan het loonbedrag dat aan de loonheffingen is onderworpen. Ook vrije kostenvergoedingen, vrijgesteld loon en werkgeversbijdragen in pensioen en sociale verzekeringen zijn salariskosten voor de werkgever.
Ad 2. Formulieren
De loonadministratie omvat meer dan alleen de vastlegging van loon- of salarisgegevens. Naast de vastlegging van alle beloningen moet de werkgever in of bij de loonadministratie onder meer de volgende gegevens bewaren:
de opgaaf gegevens voor de loonheffingen van de werknemer;
een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de werknemer;
beschikkingen en verklaringen van de belastingdienst.
Ad 3. Nota's, declaraties en dergelijke
De werkgever moet in de loonadministratie ook de rekeningen en declaraties van aan werknemers vergoede kosten bewaren. Als de werkgever plaatsbewijzen van het openbaar vervoer aan zijn werknemer vergoedt, moeten deze bewijzen ook bij de loonadministratie bewaard worden.
Loonstaat is het hart van de loon- of salarisadministratie
Het hart van de loon- of salarisadministratie wordt gevormd door de loonstaat. De werkgever legt op dit overzicht alle aan een werknemer verstrekte beloningen vast die van belang zijn voor de berekening van de loonheffingen. Daarnaast bevat de loonstaat gegevens die voor een eventuele aanslag inkomstenbelasting van de werknemer van belang kunnen zijn. In de loonstaat staan ook de berekende loonheffingen.
Uit de loonadministratie verstrekt de werkgever vervolgens gegevens aan:
de werknemer: loonstrookjes en jaaropgaaf;
de belastingdienst: onder meer de aangifte loonheffingen en op verzoek de opgaaf gegevens voor de loonheffingen;
het pensioen- en/of VUT-fonds: opgaven voor pensioen- of VUT-reserveringen.
Aandachtspunten administratieve verplichtingen
Let op
Afzonderlijke administratieve verplichtingen
Voor sommige beloningsvormen, zoals de spaarloonregeling, gelden afzonderlijke administratieve verplichtingen. Loonbestanddelen waarover de werkgever eindheffing toepast, krijgen in de loonadministratie ook een bijzondere behandeling. Ten aanzien van een aantal bijzondere soorten werknemers, zoals artiesten en meewerkende kinderen gelden afwijkende regels. Bijna alle formulieren die de werkgever nodig heeft, verstrekt de belastingdienst of zijn te downloaden van de website van de belastingdienst. Loonstaten en salarisstrookjes moet de werkgever zelf aanschaffen. Loonstaten zijn meestal in digitale vorm opgenomen in de salarissoftware.
Let op
Wet bescherming persoonsgegevens
De gegevens van de loonadministratie vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens. De werkgever mag deze dus niet zonder toestemming van de werknemer aan derden verstrekken of ter inzage stellen.
Hoe lang moet de werkgever de loonadministratie bewaren?
De loonadministratie moet voor de belastingdienst gedurende de bewaartermijn inzichtelijk zijn. De werkgever moet de loonadministratie gedurende ten minste zeven jaar bewaren na afloop van het jaar waarop de administratie betrekking heeft.
