HRpraktijk
Kennisbank Belonen en Arbeidsvoorwaarden
|
|
||
Actuele rapporten
|
Salarisadministratie Geschreven door: Adelien van Leeuwen* X Adelien van Leeuwen Om aan uw werknemer en aan de belastingdienst de juiste gegevens voor de loonheffingen te kunnen verstrekken, heeft u formulieren en dergelijke nodig. Bovendien bent u verplicht bepaalde gegevens over werknemers en loonbetalingen op een toegankelijke wijze te administreren, zodat de belastingdienst deze gegevens binnen een redelijke tijd kan controleren. In dit artikel leest u dat de loon- en salarisadministratie in hoofdlijnen bestaat uit:
In dit artikel:
Trefwoorden bij dit artikel: salarisadministratie, loon, loonheffing, heffing, salarisberekening, loon berekenen, personeelsadministratie. Salarisadministratie Hoofdlijnen van de loon- en salarisadministratie De loon- en salarisadministratie bestaat in hoofdlijnen uit:
1. Loonadministratie Er zijn een groot aantal vormen van beloningen aan een werknemer. Hoe verschillend de loonbestanddelen ook zijn, één ding hebben zij gemeen; zij moeten allemaal in of bij de loonadministratie worden opgenomen. De loonadministratie bevat in principe de administratieve vastlegging van alle beloningen die een werknemer ontvangt. Daaronder vallen ook stortingen bij derden ten behoeve van de werknemer. Daarnaast bevat de loonadministratie enkele formulieren die de positie van de werknemer aangaan. Loon- en salariskosten Salariskosten omvatten meer dan alleen het salaris, dat aan de werknemer is betaald. Ook vrije kostenvergoedingen, vrijgesteld loon en werkgeversbijdragen in pensioen en sociale verzekeringen zijn salariskosten voor de werkgever. 2. Formulieren De loonadministratie omvat meer dan alleen de vastlegging van loon- of salarisgegevens. Naast de vastlegging van alle beloningen moet de werkgever in of bij de loonadministratie onder meer de volgende gegevens bewaren:
3. Nota's, declaraties en dergelijke De werkgever moet in de loonadministratie ook de rekeningen van verstrekkingen aan werknemers bewaren en declaraties van aan de werknemer vergoede kosten. Als de werkgever plaatsbewijzen van het openbaar vervoer aan zijn werknemer vergoedt, moeten deze plaatsbewijzen ook bij de loonadministratie bewaard worden. Loonstaat is het hart van de loon- of salarisadministratie Het hart van de loon- of salarisadministratie wordt gevormd door de loonstaat. De werkgever legt op dit overzicht alle aan een werknemer verstrekte beloningen vast die van belang zijn voor de berekening van de loonheffingen. Daarnaast bevat de loonstaat gegevens die voor een eventuele aangifte inkomstenbelasting van de werknemer van belang kunnen zijn. In de loonstaat staan ook de berekende loonheffingen.
Vanuit de loonadministratie verstrekt de werkgever vervolgens gegevens aan:
Aandachtspunten administratieve verplichtingen
Afzonderlijke administratieve verplichtingen Voor sommige beloningsvormen, zoals de spaarloonregeling, gelden afzonderlijke administratieve verplichtingen. Loonbestanddelen waarover de werkgever eindheffing toepast, krijgen in de loonadministratie ook een bijzondere behandeling. Ten aanzien van een aantal bijzondere soorten werknemers, zoals artiesten en meewerkende kinderen gelden afwijkende regels. Bijna alle formulieren die de werkgever nodig heeft, zijn te downloaden van de website van de belastingdienst. Loonstaten en salarisstroken moet de werkgever zelf aanschaffen. Loonstaten zijn meestal in digitale vorm opgenomen in de salarissoftware.
Wet bescherming persoonsgegevens De gegevens van de loonadministratie vallen onder de Wet bescherming persoonsgegevens. De werkgever mag deze dus niet zonder toestemming van de werknemer aan derden verstrekken of ter inzage stellen. Trefwoorden bij dit artikel: salarisadministratie, loon, loonheffing, heffing, salarisberekening, loon berekenen, personeelsadministratie.
 Salarisadministratie Vraag en antwoord Hoe lang moet de werkgever de loonadministratie bewaren? De loonadministratie moet voor de belastingdienst gedurende de bewaartermijn inzichtelijk zijn. De werkgever moet de loonadministratie gedurende ten minste zeven jaar bewaren na afloop van het jaar waarop de administratie betrekking heeft. Trefwoorden bij dit artikel: salarisadministratie, loon, loonheffing, heffing, salarisberekening, loon berekenen, personeelsadministratie. |
|
|
|
