Administratieve verplichtingen werkgever bij indiensttreding werknemer

Aanvraag loonheffingennummer

Als een ondernemer voor het eerst een of meer werknemers in dienst neemt, moet hij zich aanmelden bij de belastingdienst als werkgever. Voor de uitvoering en naleving van de loonheffingen (heffing van loonbelasting, premieheffing volksverzekeringen, premieheffing werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet (ZVW) moet de werkgever ook als zodanig bij de belastingdienst geadministreerd worden. De werkgever ontvangt van de belastingdienst een loonheffingennummer. Dit nummer heeft de werkgever nodig voor onder meer het doen van aangifte loonheffingen, telefonisch contact en briefwisselingen.

Indiensttreding werknemer

Op of rond de datum van indiensttreding van een werknemer moet de werkgever de volgende handelingen verrichten:

• vaststellen identiteit;  
• opgaaf gegevens voor de loonheffingen;  
• aanleg loonstaat;  
• eerstedagsmelding (indien EDM-verplichting van toepassing is).  

Vaststellen identiteit werknemer

De Wet op de identificatieplicht (WID) bevat zowel verplichtingen voor de werkgever als voor de werknemer.

[Bekijk grotere afbeelding in apart venster]

De verplichtingen van de werkgever vallen als volgt onder te verdelen:

1. Een verificatieplicht
   De werkgever moet, voordat de werknemer gaat werken, aan de hand van een geldig identiteitsbewijs de identiteit van de werknemer controleren en vaststellen of het overgelegde document niet vals of vervalst is. Hij moet van dat identiteitsbewijs een duidelijk leesbare kopie maken, waarbij de foto ook duidelijk herkenbaar moet zijn. De werkgever moet een kopie maken van alle bladzijden waarop teksten staan en van de voor- en achterzijde. Bij een paspoort kan worden volstaan met kopieën van de bladzijden waarop informatie staat vermeld, zoals de persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels, kinderen en dergelijke. Bij een Nederlands paspoort hoeft alleen een kopie gemaakt te worden van pagina 2, de pagina met identificerende gegevens. Van identiteitskaarten moet de werkgever zelf de voor- en achterkant kopiëren. Dat afschrift bewaart de werkgever in de loonadministratie. Uit dat afschrift moet blijken om wat voor soort identiteitsbewijs het gaat en wat het nummer van het document is. Blijkt dit niet, dan moeten die gegevens afzonderlijk worden aangetekend bij de loonadministratie.  
2. Een zorgplicht
   De werkgever moet zijn werknemers erop wijzen dat zij hun originele identiteitsbewijs bij zich dragen.  
3. Een bewaarplicht
   De gegevens (zie punt 1) moet de werkgever bewaren tot ten minste vijf volle kalenderjaren na afloop van het jaar waarin de dienstbetrekking van de werknemer geëindigd is. Voor zogenoemde basisgegevens geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. De werkgever kan de belastingdienst vragen of de afschriften op een andere plaats dan in de loonadministratie bewaard mogen worden. Als tijdens het dienstverband de geldigheid van het identiteitsbewijs verloopt, behoeft de werkgever geen nieuw en geldig identiteitsbewijs te vragen. Doet hij dit toch, dan moet hij het oude bewaren.  

[Bekijk grotere afbeelding in apart venster]

De werknemer heeft twee verplichtingen:

1. Een inzageplicht
   Hij moet de werkgever een geldig identiteitsbewijs ter inzage geven en hem toestaan daarvan een afschrift te maken.  
2. Een draag-/toonplicht
   De werknemer moet op de werkplek een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. Op verzoek van controle- en/of opsporingsmedewerkers van de belastingdienst en de vreemdelingendienst moet de werknemer dat identiteitsbewijs kunnen tonen.  

Postbus 51 informeert u over geldige identiteitsbewijzen.

Identificatieplicht ten aanzien van werknemers die loon uit een tegenwoordige dienstbetrekking genieten

De verplichtingen van de werkgever en werknemer gelden als de werknemer loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geniet. Hiervan is sprake als er een direct verband bestaat tussen het loon en de in een bepaald tijdvak vervulde werkzaamheden. Bijvoorbeeld het normale week- of maandloon, het vakantiegeld, et cetera. Bij loon uit vroegere dienstbetrekking staat het loon tegenover door de werknemer in het verleden (vroeger) verrichte arbeid. Voorbeelden van loon uit vroegere dienstbetrekkingen zijn: WW- en WIA-uitkeringen en ouderdomspensioenen.

De identificatieplicht geldt ook als de werknemer in fictieve dienstbetrekking werkzaam is. Dit is soms het geval bij onder andere stagiairs, meewerkende kinderen en artiesten.

Identificatieplicht ten aanzien van anderen dan werknemers

1. Ingeleende krachten
   De werkgever zal ook ten aanzien van anderen dan de eigen werknemers in bepaalde situaties de identiteit op de juiste wijze moeten vaststellen. Niet alleen om te beoordelen of die arbeidskracht in Nederland gerechtigd is werkzaamheden te verrichten, maar ook om bij een daadwerkelijke aansprakelijkstelling voor belastingschuld van derden eventueel het anoniementarief te kunnen bestrijden. Dit is aan de orde in de situatie dat de aannemer of inlener gebruik heeft gemaakt van illegale dan wel anonieme arbeidskrachten. Als een aannemer of inlener alsnog de juiste identiteit van de werknemers van de onderaannemer dan wel de ingehuurde krachten op deugdelijke wijze kan aantonen, vindt een tariefmatiging plaats. Dit laatste vindt plaats op basis van beleidsbesluiten.  
2. Opdrachtnemers
   Bij de uitbreiding van de rechtsgevolgen van de Verklaring arbeidsrelatie (VAR) is een verwijzing naar de Wet Identificatieplicht (WID) opgenomen. Bij de formaliteiten die de opdrachtgever in acht moet nemen om zich met succes te kunnen beroepen op een vrijwarende werking (voor inhoudings- en afdrachtplicht van loonheffingen) van een door de opdrachtnemer overgelegde VAR-WUO (winst uit onderneming) of VAR-dga (voor rekening en risico van een vennootschap waarvan de opdrachtnemer directeur-grootaandeelhouder is), is de opdrachtgever verplicht om de identiteit van de opdrachtnemer vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs (niet zijnde een rijbewijs) en een kopie hiervan in zijn administratie te bewaren. Voor zover de aard en het nummer van het identiteitsbewijs niet uit de kopie van het document blijken, moet dit apart worden geadministreerd. Deze eis wordt gesteld om te voorkomen dat een rechtsgeldige VAR wordt gebruikt door een andere persoon dan de rechtsgeldige houder van de VAR.  

Geen ontheffing mogelijk

Voor de identificatieplicht worden geen ontheffingen afgegeven. De Wet op de identificatieplicht kent bijvoorbeeld geen speciale regeling voor hen die problemen of bezwaren hebben met de identificatieplicht.

Sancties

Overtreding van de verplichtingen die de Wet op de identificatieplicht oplegt, wordt als misdrijf beschouwd. Zowel de werkgever als de werknemer kunnen bij overtreding worden gestraft.

De werkgever die niet voldoet aan de aan hem opgelegde verplichtingen, kan mogelijk tegen de volgende sancties oplopen:

• een gevangenisstraf tot maximaal vier jaar;  
• een geldboete van maximaal € 11.250,–.  

Ook de werknemer kan een sanctie (gevangenisstraf of geldboete) worden opgelegd als hij niet aan de identificatieplicht voldoet. Hem kan bijvoorbeeld een uitkering worden geweigerd.

Als de werknemer niet voldoet aan de inzageplicht en/of als de werkgever niet voldoet aan de verificatie- en/of bewaarplicht, moet op het loon van de werknemer het 'anoniementarief' worden toegepast. Dat betekent dat:

• op het loon van de werknemer 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen moet worden ingehouden, zonder rekening te houden met de loonheffingskorting;  
• de werkgever voor de premies werknemersverzekeringen geen rekening mag houden met het maximumpremieloon en de franchise;  
• de werkgever voor de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW, die ten laste van het nettoloon van de werknemer komt, geen rekening mag houden met het maximumbijdrageloon. De werkgeversbijdrage (belast voor de loonbelasting/premie volksverzekering) is daarbij wel gemaximeerd tot de maximale jaarlijkse bijdrage.  

De hoogte van de opgelegde boete en de vraag of een gevangenisstraf van toepassing is, hangt natuurlijk af van de zwaarte van de overtreding. Het anoniementarief moet altijd in de geschetste situatie worden toegepast. Bovendien kan de 'verdachte' door de controle- en/of opsporingsmedewerkers worden verzocht met hen mee te gaan naar kantoor om zijn identiteit vast te stellen.

Een checklist aandachtspunten identificatie vindt u hieronder.

Vreemdelingentoezicht

De politie mag, als zij vermoedt dat er ergens in Nederland illegale vreemdelingen verblijven, een onderzoek instellen. Bij dat onderzoek kan zij iedereen die in het onderzoek wordt betrokken, verzoeken zich te identificeren. Dit betekent dat als de politie vermoedt dat bij een bepaald bedrijf illegale vreemdelingen werken, iedereen die zich daar bevindt, zich bij een onderzoek van de politie moet kunnen identificeren.

Het is verstandig om de richtlijnen van de belastingdienst te volgen.

Opgaaf gegevens voor de loonheffingen

Sinds 1 januari 2007 is de loonbelastingverklaring vervangen door een 'Opgaaf gegevens voor de loonheffingen'. De werknemer moet vanaf deze datum vóór zijn eerste werkdag een schriftelijke verklaring aan de werkgever overleggen waarin ten minste de volgende gegevens zijn opgenomen:

• naam en voorletters;  
• geboortedatum;  
• burgerservicenummer (BSN);  
• adres;  
• postcode en woonplaats;  
• woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont.  

De werknemer moet eveneens vóór zijn eerste werkdag een verzoek indienen bij de werkgever voor het toepassen van de loonheffingskorting. Als de werknemer de loonheffingskorting niet meer kan of mag toepassen, moet hij dit schriftelijk aan de werkgever doorgeven.

De opgaaf van de gegevens voor de loonheffingen is vormvrij. De werkgever moet erop letten dat de schriftelijke verklaring van de gegevens en het verzoek om toepassing van de loonheffingskorting door de werknemer voorzien zijn van een dagtekening en handtekening.

De werkgever moet de gegevens controleren en administreren. De werkgever moet de opgaaf van de gegevens voor de loonheffingen gedurende ten minste vijf volle kalenderjaren na einde van de dienstbetrekking van de werknemer bewaren bij de loonadministratie.

Als de werknemer de opgaaf gegevens voor de loonheffingen niet inlevert of hierop gegevens vermeldt waarvan de werkgever redelijkerwijs kan weten dat deze onjuist zijn, moet (als een soort straf) de werkgever het anoniementarief van 52% toepassen en mag hij geen rekening houden met de franchise en het maximumpremieloon. Bovendien mag hij bij het inhouden van de ZVW-bijdrage geen rekening houden met het maximumbijdrageloon.

Burgerservicenummer

De werknemer moet op de schriftelijke verklaring van de loongegevens zijn burgerservicenummer (BSN) vermelden. Het BSN is een uniek nummer; het bestaat uit negen cijfers. Er kunnen en mogen niet twee dezelfde nummers in omloop zijn. Er bestaat een methode om de juistheid van het BSN te controleren, de zogenoemde 11-modusmethode. Deze werkt als volgt: het eerste cijfer van het BSN wordt vermenigvuldigd met 9, het tweede met 8, het derde met 7, tot en met het achtste cijfer dat met 2 moet worden vermenigvuldigd. De som van deze getallen moet door 11 worden gedeeld. Het resterende cijfer moet overeenkomen met het laatste cijfer van het BSN. Hier leest u meer over het BSN.

Geen opgaaf van gegevens voor de loonheffingen

De werknemer hoeft geen opgaaf van gegevens voor de loonheffingen aan de werkgever te verstrekken als sprake is van:

• een werknemer die binnen een zogenoemde samenhangende groep inhoudingsplichtigen wisselt (de werkgever moet dan in het bezit zijn van een beschikking van de belastingdienst inzake samenhangende groep);  
• een werknemer die de werkgever in dienst neemt nadat de vorige dienstbetrekking met deze werknemer is beëindigd. De gegevens voor de loonheffingen moeten in de tussentijd niet zijn gewijzigd. De werknemer moet bovendien bij het begin van de werkzaamheden schriftelijk verklaren en ondertekenen dat de gegevens nog juist zijn.  

Aanleg loonstaat

De werkgever gebruikt de gegevens van de opgaaf gegevens loonheffingen, zoals door de werknemer verstrekt, voor het aanleggen van een loonstaat van de werknemer. Als de werkgever weet dat de gegevens op de opgaaf niet juist zijn, gebruikt de werkgever de hem bekende gegevens.

De werkgever moet ieder kalenderjaar een loonstaat aanleggen voor de werknemer vóór de eerste loonbetaling.

Eerstedagsmelding

De algemene EDM-verplichting is per 1 januari 2009 afgeschaft. De belastingdienst kan aan werkgevers nog wel een EDM-verplichting opleggen.

Wanneer moet de werkgever een eerstedagsmelding doen?

Werkgevers die een EDM-verplichting hebben opgelegd gekregen, zijn verplicht om bij elke nieuwe werknemer vóór de datum van de aanvang van de werkzaamheden een eerstedagsmelding (EDM) in te dienen bij de belastingdienst. Als de werkgever met de werknemer afspreekt dat hij nog dezelfde dag bij de werkgever gaat werken, dan mag de werkgever de werknemer op die dag melden bij de belastingdienst, maar wel vóór het begin van de werkzaamheden. De EMD heeft tot doel om illegale arbeid en zwartwerken in het algemeen tegen te gaan.

De werkgever moet een EDM indienen voor alle werknemers die voor de loonbelasting in echte of fictieve dienstbetrekking (bijvoorbeeld directeur-grootaandeelhouders, commissarissen en gelijkgestelden) bij de werkgever komen werken. De werkgever moet ook een EDM indienen als de werknemer niet-belastingplichtig is voor de loonbelasting, maar wel verzekerd is voor de volks- en/of werknemersverzekeringen.

De werkgever hoeft geen EDM in te dienen bij:

• uitzendkrachten die via een uitzendbureau bij de werkgever werken;  
• personen die geen werkzaamheden verrichten, zoals uitkerings- en pensioengerechtigden;  
• artiesten en beroepssporters die onder de regeling voor artiesten en beroepssporters vallen;  
• werknemers die binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselen;  
• een werknemer die de werkgever onder een ander subnummer in de aangifte wil gaan opnemen zonder dat sprake is van een nieuwe dienstbetrekking;  
• meewerkende kinderen voor wie de bijzondere regeling voor meewerkende kinderen geldt.  

Welke gegevens moet een eerstedagsmelding bevatten?

De EDM moet de volgende gegevens bevatten:

• naam werknemer;  
• BSN werknemer;  
• geboortedatum werknemer;  
• datum aanvang werkzaamheden.  

Hoe moet een eerstedagsmelding worden gedaan?

De EDM moet elektronisch worden gedaan. Dit kan op de volgende manieren:

• via de internetsite van de belastingdienst;  
• door middel van de aangifte- of administratiesoftware;  
• laten verzorgen door een belastingconsulent.  

Elektronisch EDM doen is verplicht. Ontheffing voor het elektronisch doen van de EDM is alleen mogelijk als de werkgever ontheffing heeft voor het elektronisch doen van de aangifte loonheffingen. Als ontheffing is verkregen, mag de werkgever de EDM op papier doen met het formulier 'Opgaaf eerstedagsmelding'.

Pensioenfonds/verzekeringsmaatschappij

De meeste bedrijven kennen een pensioenregeling. Bij aanstelling van de werknemer moet de werkgever beoordelen of de werknemer onder de pensioenregeling valt. Vaak is dit geregeld in de cao of in een afzonderlijk pensioenreglement. Als de werknemer onder een dergelijke regeling valt, moet de werknemer zo spoedig mogelijk na indiensttreding bij het pensioenfonds worden aangemeld.

Overzicht administratieve verplichtingen bij aanstelling

02BA=0038