Geschreven door: drs. Yolanda Kuis* X drs. Yolanda Kuis Arbeids- en organisatiedeskundige en mede-eigenaar van De Linge Groep. 1 en drs. Jasper van Buul* X drs. Jasper van Buul Bedrijfskundige en mede-eigenaar van De Linge Groep. 2
Het re-integratiedossier is belangrijk voor u als werkgever omdat u hiermee kunt aantonen welke moeite u doet om uw langdurig zieke werknemers aan passend werkt te helpen. Begin hier daarom meteen mee als uw werknemer ziek wordt. Het stappenplan 'Eerstejaarsevaluatie' helpt u op weg. Andere checklists laten u zien wat er in een re-integratiedossier moet zitten en waarom.
In het re-integratiedossier bewaart u álle gegevens die te maken hebben met het verzuim van de betreffende werknemer. U kunt deze gegevens nodig hebben wanneer u wilt bewijzen dat u verschillende dingen gedaan hebt om de re-integratie zo snel mogelijk te laten verlopen. Maar uiteraard geven ze ook u en uw medewerkers en de in te zetten begeleiders of hulpverleners (zoals specialisten in het kader van re-integratie) een goed beeld van de ontwikkelingen, zodat u altijd kunt teruggrijpen op eerdere documenten. Er zijn digitale systemen die hierbij helpen en zelfs alle wettelijke termijnen voor u bewaken. In deze (online)dossiers kunt u alle documenten opslaan zodat u altijd een compleet beeld hebt. Sinds 2005 moeten werkgever en werknemer in ieder geval tussen de 46e en 52e ziekteweek een 'eerstejaarsevaluatie' houden en op papier zetten.
Tip
Leg altijd een (re-integratie)dossier aan. In veel gevallen is namelijk vooraf niet vast te stellen of de ziekmelding zal resulteren in langdurig verzuim.
Stappenplan
Eerstejaarsevaluatie
Wat staat er in de eerstejaarsevaluatie?
Wat is de aanleiding tot het (langdurige) verzuim?
Wat is tot nu toe gebeurd en gedaan?
Wat is de actuele stand van zaken?
Is het afgesproken doel bereikt?
Zo ja, wat is precies het resultaat?
Zo nee, waarom niet en welke bijstelling van het plan van aanpak is nodig?
Wat zijn de – aangepaste – doelen en de aanpak voor het tweede ziektejaar?
Moeten er nieuwe afspraken komen over periodieke evaluatie en afspraken met de arbodienst?
Tip
Er kan eventueel een vernieuwd plan van aanpak aan de evaluatie worden toegevoegd. Als in uw cao is geregeld dat de loondoorbetaling na één jaar ziekte terugvalt naar minder dan 100%, bevestigt u dat. Ook andere re-integratieprikkels die in uw cao staan (en dat komt steeds meer voor), noemt u nog eens.
Let op
Eerstejaarsevaluatie in dossier
De schriftelijke eerstejaarsevaluatie hoeft niet naar UWV te worden gestuurd, maar hoort wel in het re-integratiedossier. Het wordt meegestuurd met het re-integratieverslag aan het einde van het tweede ziektejaar, als onderdeel van de WIA-aanvraag. Als de eerstejaarsevaluatie ontbreekt of als uit de inhoud ervan blijkt dat er onvoldoende re-integratie-inspanningen hebben plaatsgevonden, kan UWV besluiten de loondoorbetaling door de werkgever maximaal één jaar te verlengen.
Aandachtspunten re-integratiedossier
Checklist
Doelen re-integratiedossier
verslaglegging activiteiten;
overzicht gemaakte afspraken;
bewijsvoering voor uw inspanningen.
Voor een optimaal re-integratiedossier is het belangrijk dat u alle activiteiten vermeldt die met het verzuim van uw werknemer te maken hebben. Met een volledig dossier bent u in staat om een, eventueel door UWV verlangd, re-integratieverslag (voor aanvraag WIA-uitkering) te maken.
Stappenplan
Minimale inhoud re-integratiedossier
gegevens die betrekking hebben op het verloop van het ziekteverzuim van de werknemer, zoals data van ziekmeldingen, et cetera;
als het verzuim langer dan zes weken duurt en naar verwachting langer dan dertien weken zal gaan duren, moet er een probleemanalyse met advies opgemaakt en getoetst door de bedrijfsarts in het dossier opgenomen zijn;
het advies uit de probleemanalyse wordt gebruikt door de leidinggevenden en de medewerker om rond de achtste week een plan van aanpak voor de re-integratie te maken;
informatie over activiteiten die u hebt ondernomen om de werknemer weer aan het werk te krijgen;
informatie over activiteiten die uw werknemer heeft ondernomen om weer aan het werk te gaan;
alle documenten en correspondentie die betrekking hebben op alle activiteiten die zijn ondernomen in relatie tot het verzuim van de medewerker (bijvoorbeeld correspondentie met de (arbo)dienstverlener).
Deze stappenplannen worden door de werkgever uitgevoerd. Dit gebeurt altijd, in ieder geval niet later dan dat de (arbo)dienstverlener/interventionist (met u) een probleemanalyse maakt.
Tip
Geef uw werknemer kopieën van alle belangrijke documenten die u in het dossier hebt opgenomen. Vraag de werknemer om, net als u, een logboek bij te houden, waarin hij vermeldt welke activiteiten zijn verricht om de werkhervatting te bespoedigen. U kunt ook iedere langdurig arbeidsongeschikte medewerker een eigen re-integratiemap geven. Hierin bewaart hij het plan van aanpak, de informatie van zijn behandelingen en zijn eigen aantekeningen. Ook is er plaats voor andere informatie, zoals de kalender voor het eerste ziektejaar en het re-integratieverslag. De werknemer neemt de map mee naar huis en kan een en ander bespreken met zijn partner of andere huisgenoten.
Checklist
Re-integratiedossier
Het re-integratiedossier bevat alle gegevens, documenten en correspondentie over het ziekteverzuim, het herstel en de re-integratie gericht op de werkhervatting van een werknemer. De werkgever is verantwoordelijk voor het opzetten en bijhouden van het dossier. Het re-integratiedossier is een goede basis voor het verstrekken van de medische en arbeidskundige informatie die UWV nodig heeft voor de uitvoering van de wettelijke taken, de beoordeling van de claim: krijgt de werknemer wel of niet een WIA-uitkering en zo ja, hoeveel? De bedrijfsarts/arbodienst beheert het medische deel van het dossier.
Aanvraag ziekteverlof van de werknemer (voorheen Eigen Verklaring)
Re-integratieadvies van de bedrijfsarts/arbodienst
Alle versies van het plan van aanpak
Datum re-integratieverslag
Verloop van het ziekteverzuim van de werknemer
datum ..-..-20.., ….% ziek, feitelijk gewerkte uren, werkzaamheden: ……..
Activiteiten van de werkgever gericht op inschakeling in de arbeid
Activiteiten van de werknemer gericht op inschakeling in de arbeid
alle documenten en correspondentie van deze activiteiten
bijvoorbeeld gespreksverslagen casemanager met re-integratiebedrijf
Verslagen van alle contacten tussen de bedrijfsarts/arbodienst en de werknemer
Verslagen van alle contacten tussen de werknemer en diens direct leidinggevenden (minimaal eens per zes weken)
Advies van de bedrijfsarts/arbodienst over:
noodzakelijke of nuttige interventies
bijstelling plan van aanpak
Adviezen van (externe) deskundigen over de passendheid van vervangend werk, zowel tijdelijk als structureel
Deskundigenoordeel (second opinion) van UWV met betrekking tot:
het bestaan van arbeidsongeschiktheid
de aanwezigheid van passende arbeid in het bedrijf
de toereikendheid van inspanningen van de werkgever gericht op re-integratie
de toereikendheid van inspanningen van de bedrijfsarts/arbodienst gericht op re-integratie
de toereikendheid van inspanningen van de werknemer gericht op re-integratie
Machtigingen van werknemers in verband met het opvragen van gegevens bij de behandelende sector en het doorgeven van informatie aan re-integratiebedrijven en verzekeraars
gericht op het geven van toestemming voor inzage of verstrekking van gegevens
uit de machtiging blijkt dat de betrokkene is geïnformeerd
aan wie (organisatie, naam en functie) de gegevens zijn verstrekt
