Werven en selecteren: stappenplan
Stap 1: Marketing
Helder positioneren
Als werkgever etaleert u zichzelf bij personeelsadvertenties en/of op vacaturesites op de arbeidsmarkt en u doet daarmee aan marketing. Bij uw presentatie als werkgever moet u de volgende zaken duidelijk maken:
- Welke diensten verleent uw organisatie precies?
- In welke doelgroep sollicitanten hebt u interesse?
- Welke banen, carrièrekansen en loopbaanperspectieven hebt u de sollicitant te bieden?
- Wat maakt u tot een aantrekkelijke werkgever?
- Hoe promoot u de organisatie?
- Welke middelen hebt u daartoe?
Al deze 'self marketing'-vragen moet u eerst beantwoorden voordat u de vacature open stelt in de krant, het vakblad, op uw eigen website of op vacaturesites. Gebruik bij de verkoop van uw eigen organisatie de standaardmarketingprincipes. Een professionele voorbereiding is dan ook nodig.
Weet wat u te bieden hebt
Lang niet iedere werkgever weet precies wat hij of zij op vacaturegebied te bieden heeft. Een checklist om het vacatureaanbod te analyseren kan u ongetwijfeld een goede dienst bewijzen.
Checklist 
Analyse vacatureaanbod
- Functieniveau
- starter op de arbeidsmarkt;
- uitvoerend medewerker;
- kantoormedewerker;
- productiemedewerker;
- ondersteunende functie/staf functie;
- middel, hoger, topmanagement;
- specialist.
Vaak hangt het niveau samen met opleidingseisen en -duur en soort ervaring. - Sector
- bedrijfsleven;
- zorg en welzijn;
- (semi)overheid.
Er is een groot verschil qua werkwijze, cultuur en overlegstructuren. Maak duidelijk tot welke sector de vacature behoort. - Branche
- productiebedrijf;
- handelmaatschappij;
- dienstverlenende organisatie;
- advisering;
- opleiding;
- groot- en detailhandel.
Het betreft hier de hoofdsectoren. Een verbijzondering geeft een helderder beeld. Hoe meer ervaring, kennis en affiniteit u vraagt van een potentiële kandidaat binnen de gekozen branche, des te aantrekkelijker wordt de vacature. - Productgroep
- fast moving consumer goods;
- duurzame gebruiksartikelen;
- verbruiksartikelen;
- investeringsproducten.
Ook hier geldt: hoe meer ervaring, kennis en affiniteit, des te aantrekkelijker komt de vacature over op kandidaat-sollicitanten. - Discipline(s)
- administratief;
- productie;
- logistiek;
- financieel;
- commercieel;
- automatisering;
- technisch;
- juridisch;
- beheersmatig;
- onderzoek en wetenschap;
- onderwijs.
Een combinatie van voorgaande elementen is uiteraard ook mogelijk.
Nadruk op teamwork of meer zelfstandig werk?
Specificeer of het bij de betreffende vacature gaat om een functie waarin veelvuldig wordt samengewerkt of om een meer individuele functie.
Lijnfunctie of staffunctie?
Specificeer de soort functie: direct betrokken in de dagelijkse operationele zaken of indirect en op enige afstand? Staffuncties hebben vaak een ondersteunende rol of een meer projectmatig en onderzoekskarakter. Wees hier duidelijk over.
Nieuwe of bestaande functie?
Gaat het om een zelf nader in te vullen functie of om een bestaande functie waarbij de kandidaat wordt ingewerkt?
Bedrijfsgrootte en functiekarakteristieken
- Vermeld of het gaat om een klein, gemiddeld of groot bedrijf.
- Heeft degene voor deze functie klantencontact of zit men op enige afstand van de klant?
- Hoeveel bewegingsruimte is er voor de nieuwe medewerker binnen het bedrijf?
- Hoe is de cultuur, sfeer binnen het bedrijf?
- Zijn er opleidingsmogelijkheden?
- Vermeld interne doorgroeikansen en de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden.
Bedrijfscultuur en communicatiewijze?
Biedt u een werkomgeving met formele structuur of zijn de omgangsvormen informeel? Wordt er veel overleg gepleegd of zijn de communicatielijnen kort en worden beslissingen snel genomen?
Standplaats?
Bepaal of de kandidaat beslist in de buurt van uw organisatie moet wonen. Bent u (eventueel) bereid een vergoeding voor woon-werkverkeer te betalen als de kandidaat wat verder weg woont of kent u een verhuis(kosten)regeling?
Zelf werven en selecteren of uitbesteden?
Bedenk van tevoren hoeveel tijd en geld het zelf werven en selecteren kost. Vaak denkt men eerst aan de kosten die gemoeid zijn met het uitbesteden van de werving en selectie. Wanneer u dit zelf doet, kost het ook geld. Want degenen die zich daarmee belasten in de eigen organisatie krijgen natuurlijk ook hun salaris en kunnen dan immers geen andere werkzaamheden uitvoeren. Nog afgezien van het gebrek aan inhoudelijke expertise op de juiste wijze te kunnen werven en te selecteren en of er voldoende tijd aanwezig is om de procedure zelf goed te kunnen begeleiden.
Uiteraard zal de keus hiervoor ook afhangen van de grootte van uw organisatie. Het uitbesteden van het werven en selecteren aan bijvoorbeeld een uitzendbureau of een werving- en selectiebureau kan dus tijd- en kostenbesparend werken. Wilt u weten welke bureaus in uw deelmarkt actief zijn? Kijk dan op Summum.nu. Zoek de voor u meest interessante bureaus eruit en neem contact op. Zorg dat u vooraf de checklist hebt doorgenomen, zodat het voor het bureau helder is wat uw vraag is. Maak bovendien goede afspraken over het uiteindelijke resultaat. Maak daarnaast een duidelijke functieomschrijving, een goed functieprofiel en ook een goed competentieprofiel.
Tip
Gedragscode Summum.nu
U kunt hier de gedragscode downloaden waaraan de aan Summum.nu gelieerde wervings-, search- en selectiebureaus zich dienen te houden.
Stap 2: Vacature plaatsen
Waar werft u?
Grofweg zijn er drie mogelijkheden:
- Bepaal op welke markt van werkzoekenden u zich wilt richten alvorens een vacature te plaatsen. Sommige internetsites kunnen hierbij een hulpmiddel zijn. www.stepstone.nl, www.jobtrack.nl en www.cvbank.nl zijn enkele voorbeelden van websites waar sollicitanten per branche geregistreerd staan. Of www.denationalevacaturebank.nl, http://www.vacatures.nl/, www.nuwerk.nl of www.monsterboard.nl.
- Op een aantal banensites wordt de vraag van de werkgever automatisch gekoppeld aan de cv's en wensen van sollicitanten. Eenvoudig en snel, want u kunt direct kijken en reageren. Een abonnementenservice waarschuwt onmiddellijk wanneer een geschikte kandidaat zich aanmeldt.
- Door de vacature in een vakblad te plaatsen zoekt u zeer gericht. Een advertentie hierin is bijzonder geschikt voor specialistische functies. Mensen die een dergelijk beroep uitvoeren, lezen immers over het algemeen vaak vakbladen.
- Voor de wat algemenere functies kunt u ook een vacature in de krant plaatsen. Al naar gelang de zwaarte van de functie of de straal waarbinnen u wilt werven, kiest u tussen een plaatselijk, regionaal of landelijke krant. Houd u er ook rekening mee dat de verschillende landelijke kranten ook eigen doelgroepen hebben. Zo is het aan te raden om voor commerciële functies De Telegraaf in te schakelen, voor functies in het onderwijs de Volkskrant, terwijl u financiële functies via advertenties het beste kunt werven in Het Financieele Dagblad. Mensen voor de wat zwaardere managementfuncties bereikt u goed via NRC Handelsblad.
Stap 3: Sollicitatiebrief en cv beoordelen
Sollicitatiebrief/e-mail: vorm en functie
Solliciteren via de e-mail is tegenwoordig heel normaal en geaccepteerd. Vaak kunnen sollicitanten ook via de banensites of bij de door u geplaatste vacatures op uw eigen website rechtstreeks solliciteren. Let daarbij wel op het volgende:
- Is de sollicitatie afkomstig van een al bekende sollicitant? Heeft hij eerder op een vacature gereageerd?
- Heeft de sollicitant alvorens te solliciteren al telefonisch contact opgenomen om meer informatie over het bedrijf of de functie te vragen?
- Is de brief/e-mail juist geadresseerd en staan er geen spel- en/of typefouten in?
- Ziet het geheel er verzorgd uit?
- Wekt het begeleidend schrijven interesse?
- Is de schrijver to-the-point en geeft de brief/e-mail een eerste indruk van de persoonlijkheid en wensen?
- Is de reden waarom de kandidaat solliciteert duidelijk?
- Vermeldt de sollicitant waarom hij juist bij uw bedrijf wil werken?
- Blijkt uit de motivatie dat de sollicitant de inhoud van de functie begrijpt?
Cv: inhoud en stijl
Veel selecteurs hebben de neiging de brief, de e-mail of de begeleidende motivatie over te slaan en meteen naar het curriculum vitae (cv) te kijken: daarin staan immers voor hen de harde facts and figures: opleiding, beklede functies en ervaringsduur. Bedenk echter dat de begeleidende brief, e-mail of de via de website gegeven informatie meer over de persoon zelf kan zeggen dan het cv. In het cv staan immers vooral feiten. In het begeleidende schrijven staan meer persoonlijke zaken.
Vanzelfsprekend is en blijft het cv uitermate belangrijk. En dus zeker de moeite waard om hier goed naar te kijken. Maar cv's kunnen ook bedrieglijk zijn. Houd in gedachten dat een aantal kandidaten iemand heeft die hen helpt of zelfs de hulp inroept van een bureau dat het cv voor hen opstelt.
Checklist
Beoordelen cv
Beoordeel het cv aan de hand van deze checklist.
- Persoonlijke gegevens
Zijn de complete adres- en contactgegevens, inclusief e-mailadres, eventueel mobiel telefoonnummer en de geboortedatum vermeld? - Opleidingen
Zijn de genoten opleidingen vermeld, inclusief of daarvoor het einddiploma is gehaald? Zijn de opleidingen relevant voor de functie? - Cursussen
Worden aanvullende cursussen en trainingen en de inhoud en duur van cursussen genoemd? Zijn deze cursussen relevant voor de functie? - Werkervaring
Worden alle voorgaande werkgevers, de daar vervulde functies inclusief de maanden van aanvang en vertrek, vermeld? Is het u duidelijk welke werkzaamheden, inclusief de inhoudelijke taken, verantwoordelijkheden en behaalde resultaten, zijn verricht? Past de werkervaring bij de aangeboden functie?
Voor een juiste beoordeling van dit aspect is het belangrijk dat u:
- de werkervaringen beoordeelt op consistentie. Wanneer iemand eerst productiemedewerker is geweest, bij een volgende werkgever internationaal verkoper en daarna beveiligingsmedewerker, om uiteindelijk te solliciteren op een functie als financieel administratief medewerker, mag u zich afvragen of u de juiste kandidaat heeft;
- controleert of de verschillende voorgaande functies van de kandidaat ook in de tijd aansluiten op elkaar. Ook als een lange tijd een reis om de wereld is gemaakt, moet dat uit het cv blijken. Ook een periode van werkloosheid hoeft geen beletsel te zijn om de sollicitant voor vol aan te zien. Er kunnen immers altijd omstandigheden zijn geweest waardoor de kandidaat in het verleden enige tijd geen betaald werk heeft gehad. Als dat ook maar duidelijk in de cv vermeld staat;
- bij voorgaande werkgevers referenties vraagt. Doe dat niet zonder toestemming van de sollicitant.
- Aanvullende informatie
Activiteiten buiten opleiding of werk, zoals functies in verenigingen of overlegorganen, projecten, buiten de eigen functie uitgevoerde werkzaamheden, geven een indruk van de proactiviteit, het verantwoordelijkheidsgevoel en de betrokkenheid voor andere zaken buiten de eigen werksfeer van de sollicitant. - Persoonskenmerken
Termen als analytisch, samenwerken, informeel, besluitvaardig, voortvarend, pragmatisch, enzovoort geven u een indruk van de eigenschappen, kwaliteiten en vaardigheden van de sollicitant. Let er wel op of de genoemde eigenschappen nodig, belangrijk of op zijn minst relevant zijn voor de in te vullen functie.
De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) biedt werkgevers de mogelijkheid zelf te controleren welke diploma's door de betreffende persoon aan de EUR zijn behaald en op welke datum. Verdere gegevens worden niet verstrekt met het oog op de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP).
Lees ook het artikel Beoordelen cv: positieve en negatieve punten.
Stap 4: Sollicitatiegesprek
Het doel van een sollicitatiegesprek is op de eerste plaats persoonlijk kennis te maken met de sollicitant. In een sollicitatiegesprek haalt u de aansluitingspunten tussen de kandidaat als persoon en de beschikbare functie naar boven. De brief en het cv geven u een indruk van de kennis en ervaring van de kandidaat. Een persoonlijk contact vertelt u meer over de motivatie, de persoonlijke eigenschappen en geeft u meer informatie over de achtergronden van de persoon en de sollicitatie. Tijdens een sollicitatiegesprek kunt u ook zelf meer persoonlijke informatie kwijt over het bedrijf en de functie en kunt u beoordelen of de kandidaat in de cultuur van de onderneming past.
Checklist
Aandachtspunten sollicitatiegesprek
- Is de kandidaat goed voorbereid?
- Is het duidelijk wat hij zoekt?
- Toont de sollicitant zich geïnteresseerd in het bedrijf en de functie?
- Is de sollicitant actief of afwachtend? Brutaal of gereserveerd?
- Hoe presenteert de kandidaat zich?
- Past de sollicitant bij de bedrijfscultuur?
- Kan de kandidaat uitleggen waarom hij van baan wil veranderen?
- Komt de persoon eerlijk over?
- Heeft de kandidaat een positieve uitstraling?
Mogelijke vragen
Als selecteur tijdens een sollicitatiegesprek moet u veel te weten komen van de sollicitant. U zult dus regelmatig vragen moeten stellen. De belangrijkste vragen per soort staan hierna in een checklist vermeld. Natuurlijk zijn deze vragen sterk afhankelijk van de functie waarop wordt gesolliciteerd. Hanteer altijd de NVP-sollicitatiecode. Meer hierover leest u in het artikel Werving uit (sociale) netwerken.
Checklist
Vragen sollicitatiegesprek
Motiverende aspecten
- Wat motiveert u, wat lijkt u aantrekkelijk in deze baan?
- Waarom wilt u juist bij ons bedrijf werken?
- Hoe bent u ertoe gekomen juist dit werk te doen?
- Wat zoekt u eigenlijk in een baan en welke elementen zijn daarbij voor u belangrijk?
- Wat beweegt u in uw werk?
- Waarom hebt u belangstelling voor onze organisatie?
- Wat vindt/vond u aantrekkelijke/vervelende kanten aan uw huidige/vorige functie?
- Wat voor werk zou u het liefst doen?
- Wat hoopt u over een jaar te doen? En over twee jaar?
- Hoe lang denkt u bij ons te blijven werken?
- Hoe denkt u over promotie?
- Beschouwen uw vrienden u als ambitieus?
- Bent u tevreden over uw loopbaan tot nu toe?
- Waarop bent u het meest trots in uw leven?
- Waarop bent u het meest trots in uw werk?
- Wat trekt u het meest aan in deze functie?
- Wat trekt u het minst aan in deze functie?
- Hebt u een carrièreplan voor uzelf voor de komende vijf jaar?
- Zo ja, hoe ziet dat eruit?
Stabiliteit
- Hoe werkt u onder druk?
- Waarom bent u (zo vaak) van werkkring veranderd?
- Hoe gaat u om met steeds wisselende werkdruk?
- Wanneer is voor u de maat vol in uw werk?
- Waaraan hebt u in uw werk een grondige hekel en laat u het afweten?
Persoonlijk
- Beschrijft u uzelf eens.
- Hoe zien uw collega's u?
- Hoe beoordeelt uw huidige chef u?
- Wat zijn uw sterke punten/eigenschappen?
- Wat zijn uw zwakke punten/eigenschappen?
- Hoe gaat u om met kritiek en kunt u een voorbeeld geven?
- Wat zijn voor u de moeilijkste problemen/situaties/opgaven in uw werk van de afgelopen tijd geweest?
- In welke opzichten vindt u zichzelf het meest geschikt voor deze baan?
- Welke referenties kunt u aan ons opgeven?
- Mogen wij informeren bij uw huidige werkgever of de werkgevers daarvoor?
- Hebt u bezwaar tegen een psychologisch onderzoek?
Vertrekredenen
- Wat vindt u van uw huidige werkgever?
- Waarom wilt u er weg?
- Leg eens precies uit waarom u ontslag is aangezegd.
- Weet uw werkgever dat u solliciteert?
- Zo ja, hoe reageerde hij hierop toen u hem dit meedeelde?
- Is de relatie met uw huidige werkgever nog goed na alles wat er met u is gebeurd?
- Waarom bent u bij [eerdere werkgevers benoemen] weggegaan?
- Hoe zijn uw huidige interne overplaatsings- of promotiemogelijkheden?
- Stimuleert men u een andere werkgever te zoeken?
- Wat zal de reactie van uw huidige werkgever zijn als hij hoort dat u weggaat?
Andere sollicitaties
- Hebt u nog andere sollicitaties lopen?
- Zo ja, hoeveel?
- Naar wat voor soort functies solliciteert u zoal?
- Bent u al in een vergevorderd stadium met de andere sollicitaties?
Opleiding
- Vindt u dat u de juiste vooropleiding voor deze functie hebt?
- Waarom vindt u dat?
- Hebt u daar een diploma van? Mag ik dat, inclusief uw cijferlijst, zien?
- Denkt u dat uw opleiding en schoolprestaties uw kwaliteiten weerspiegelen?
- Van welke vakken hield u het meest tijdens de opleiding?
- Waarom hebt u de aanvullende cursus/training [noem cursus/training] gedaan?
Capaciteiten, ervaring en verantwoordelijkheden
- Wat is voor u het meest bijzondere/interessante wat u de laatste jaren in uw werkkring hebt gedaan?
- Aan hoeveel mensen geeft u leiding?
- Hoe verdeelt u uw tijd tijdens het werk?
- Wat noemt u een succesvolle organisatie?
- Op welke terreinen bent u een vakman/vakvrouw?
- Waarom denkt u de juiste persoon voor de functie te zijn?
- Beschrijft u eens een probleem dat u in uw werk tegenkwam en hoe u dit hebt aangepakt.
- Met welke problemen/situaties hebt u vaak te maken?
- Hoe benadert u problemen in uw werk?
- Op welk terrein behaalt u de beste resultaten?
- Noem eens een paar acties/activiteiten/projecten/verworvenheden/successen uit uw huidige werkkring
- Hoeveel tijd zou het u kosten voordat u volledig ingewerkt bent?
- Bent u creatief? Zo ja, kunt u hiervan twee voorbeelden geven?
- Bent u analytisch? Zo ja, kunt u hiervan twee voorbeelden geven?
- Hebt u leidinggevende capaciteiten? Zo ja, kunt u hiervan twee voorbeelden geven?
- Hebt u wel eens mensen ontslagen? Zo ja, wat vond u daarvan?
- Wat zijn de belangrijkste resultaten die u de laatste tijd hebt behaald?
Kennis van organisatie
- Wat weet u over onze organisatie?
- Hebt u onze website gezien?
- Kent u onze producten/diensten?
- Kent u mensen uit onze organisatie?
- Wat vindt u van ons bedrijf?
- In wat voor soort cultuur wilt u werken?
- Welke elementen van ons bedrijf/onze dienstverlening/onze producten spreken u in het bijzonder aan?
Omgang met anderen/contactuele eigenschappen
- Aan welke soort mensen hebt u een hekel?
- Werkt u graag met anderen of liever alleen?
- Waarom werkt u liever in teamverband/alleen?
- Hoe omschrijft u samenwerking?
- Hoe werkt u bij uw huidige werkgever samen met uw directe chef?
- Wat doet u als u een verzoek/opdracht krijgt waarmee u het niet eens bent?
- Beschrijf de werkwijze van uw direct leidinggevende eens.
- Wat vindt uw chef van u?
- Wat vinden uw medewerkers van u?
- Wat vinden uw collega's van u?
Milieu
- Hoe was uw jeugd?
- Wat doen (hebben) uw ouders voor werk (gedaan)?
- Is uw partner werkzaam? Wat voor werk doet hij/zij?
- Speelt uw partner een rol in uw loopbaan?
- Zo ja, hoe belangrijk is die rol?
- Wat vindt u partner van deze sollicitatie?
- Welke kranten of tijdschriften leest u?
Activiteiten naast het werk
- Hebt u een druk sociaal leven?
- Wat doet u zoal in uw vrije tijd?
- Bent u lid van verenigingen? Zo ja, van welk soort verenigingen?
- Hebt u bestuurlijke functies? Zo ja, welke?
- Wat voor hobby's hebt u?
- Hoe brengt u meestal uw vakanties door?
- Hebt u veel gereisd? Zo ja, waar naartoe en op welke wijze?
- Aan welke activiteiten hebt u tijdens uw studie meegedaan?
- Welke sporten beoefent u?
Salarisvragen
- Wat is uw huidige salaris?
- Wat wilt u verdienen in deze functie?
- Wat denkt u dat deze functie voor beloning/salaris geeft?
- Hoeveel salaris vindt u uzelf waard?
Te verwachten vragen van sollicitant
Ook de sollicitant zal u de nodige vragen stellen. Aan de hand van zijn vragen kunt u te weten komen of de kandidaat zich op het gesprek heeft voorbereid. Dat betekent ook dat hij geen vragen mag stellen om het vragen. Met vragen over iets wat op uw website staat of over zaken die in de advertentie staan genoemd, valt de kandidaat door de mand.
Checklist
Vragen van sollicitant
Vragen tijdens eerste gesprek
- Ik ben benieuwd naar de geschiedenis van het bedrijf. Hoe lang bestaat het al? Wat is de reden van het stichten hiervan?
- Hoe snel is het bedrijf gegroeid?
- Welke dienstverlening doet u precies?
- Zijn er nog meer producten/diensten dan vermeld staan op de site of in de brochure?
- Welke branches worden voornamelijk door u geleverd?
- Welke klantengroepen bedient/levert u?
- Hoe is de organisatie opgebouwd?
- Hoe ziet de organisatiestructuur eruit?
- Mag ik een organisatieschema meenemen?
- Hoe zou u de cultuur in de organisatie willen beschrijven?
- Hoe zijn de resultaten van de afgelopen jaren geweest?
- Is het bedrijf goed gezond?
- Wat zijn de toekomstperspectieven van de onderneming?
- Zijn er in de onderneming toekomstplannen die voor mij van belang zijn om te weten?
- Hoe staat het bedrijf bekend in de markt/in de branche/bij de afnemers?
- Hoe is de vacature ontstaan?
- Is er iemand binnen het bedrijf die ook op deze vacature heeft gesolliciteerd?
- Met wat voor mensen moet ik het meest samenwerken? Zijn dit technische, commerciële, financiële collega's of mensen uit de productie?
- Welke belangrijke aandachtspunten worden van mij verwacht als ik hier kom werken?
- Hoe lang is de inwerktijd?
- Hoe kan de inwerktijd worden bekort?
- Hoeveel ondersteuning krijg ik in de beginfase?
- Op hoeveel support kan ik rekenen tijdens de periode daarna?
- Wie zoekt u precies voor deze functie?
- Wat is het functieprofiel voor deze functie?
- Hoe luidt de functieomschrijving?
- Wat zijn de eventuele valkuilen waarop ik moet letten om van deze functie een succes te maken?
- Wat zijn de eventuele moeilijkheden/probleemsituaties die ik kan verwachten bij het uitoefenen van de functie?
- Aan wie moet ik rapporteren?
- Met welk soort medewerkers werk ik samen?
- Kan ik met een of twee toekomstige collega's een gesprek hebben?
- Is dit een nieuwe functie?
- Zo nee, wat is er met mijn voorganger gebeurd?
- Is deze functie met succes vervuld door mijn voorganger?
- Welk resultaat verwacht u van mij in deze functie?
- Zijn er nog zaken die u van mij verduidelijkt wilt hebben?
Vragen eind eerste gesprek
- Met hoeveel kandidaten gaat u verder?
- Hoeveel kandidaten nodigt u uit voor het tweede gesprek?
- Hoe gaat de procedure verder?
- Ik wil u graag over ongeveer tien dagen bellen over de voortgang. Vindt u dit goed?
Onderwerpen tijdens tweede gesprek
Het tweede gesprek legt de basis voor de eindronde. Tijdens deze tweede ontmoeting kunnen door de kandidaat meer gedetailleerde vragen worden gesteld. Daarnaast krijgt de sollicitant de mogelijkheid nadere invulling te krijgen over vaag of onduidelijk gebleven zaken tijdens de eerste ontmoeting.
Er kunnen door zowel de selecteur als de kandidaat ook eventuele nieuwe thema's worden besproken en er kan scherper worden gekeken of de kandidaat wel in de organisatie zal passen. Voor de kandidaat bestaat vaak de mogelijkheid op de afdeling een kijkje te nemen en eventueel te praten met een of meer toekomstige collega's.
In deze tweede sollicitatieronde zullen vragen, c.q. onderwerpen zich voornamelijk kunnen toespitsen op het bespreken en evalueren van het eerste gesprek. Door beide partijen kan worden vastgesteld of men verder wil in het proces: in principe moet de kandidaat zich bereid verklaren om door te gaan in de sollicitatieprocedure en de potentiële werkgever zal moeten uitspreken dat hij de kandidaat in principe ziet zitten. Nu kunnen ook de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden verder worden uitgewerkt. Het loon of salaris dus en de bijkomende emolumenten. Ook kunnen afspraken worden gemaakt over een eventuele test of het benaderen van referenties. Samen met de kandidaat kan worden vastgesteld wanneer die in dienst kan komen, terwijl u ook de wijze van introductie, inwerken en begeleiden kunt vertellen.
Tip
Terugbetaling studiekosten
Vraag de kandidaat ook of hij nog gebonden is aan een terugbetaling in het kader van een studieregeling en geef aan dat u eventueel bereid bent deze over te nemen.
Afwijzen
Als een sollicitant wordt afgewezen, is het wel zo netjes het bericht van de afwijzing zo spoedig mogelijk door te geven. Leg daarbij uit waarom de sollicitant niet is geselecteerd. Probeer daarbij zo eerlijk mogelijk te zijn, dus laat u niet verleiden een standaardafwijzingsbrief te schrijven met algemeenheden. De term 'u past niet in het profiel' wordt vaak te pas en te onpas gebruikt. Let er overigens wel op dat u zich aan wettelijke bepalingen houdt. Afwijzing op basis van leeftijd, sekse, geaardheid, huidskleur en afkomst is niet toegestaan. Vergeet bij de afwijzingsbrief niet te bedanken voor de getoonde interesse en/of de gedane moeite. Laat, ook bij een afwijzing, een positief gevoel achter bij de kandidaat.
Tip
Profiel in portefeuille
Vraag de kandidaat of u zijn profiel in portefeuille mag houden.
Stap 5: Referentieonderzoek en psychologische test
Referenties
Als u geïnteresseerd bent in referenties van een kandidaat, geeft u dit tijdens of na het gesprek aan en vermeldt u waarom. U vraagt ook toestemming aan de kandidaat om referenties op te vragen. De sollicitant kan dan zelf namen en telefoonnummers aangeven van degenen bij wie u kunt informeren (en kan ook die personen zelf van tevoren informeren).
Psychologisch onderzoek
Meer selectiestappen naar de persoonlijkheid van de sollicitanten geven meer zekerheden voor een juiste match. Een dergelijke selectiestap kan een psychologisch onderzoek zijn. Additionele testen en onderzoeken geven nuttige informatie over de kandidaat. Het is verplicht de resultaten van een psychologische test aan de kandidaat te rapporteren. En natuurlijk moeten die ook met de kandidaat worden besproken. Hetzij door het psychologisch adviesbureau, hetzij door u als selecteur.
Het is belangrijk te weten dat er ook gedragsregels zijn voor bureaus die een psychologisch onderzoek of assessment afnemen. Kies bijvoorbeeld voor een bij het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP) aangesloten deskundige. Alle psychologen die lid zijn van het NIP, zijn verplicht om te werken volgens de beroepscode van het NIP:
- De kandidaat heeft recht op voldoende en juiste informatie over de vraagstelling van het onderzoek en over wat hem tijdens de testdag te wachten staat. Deze informatie moet ruim van tevoren worden verstrekt.
- Alle gegevens over de kandidaat moeten strikt vertrouwelijk worden behandeld.
- Het bureau mag uitsluitend rapporteren aan de opdrachtgevende instantie, nooit naar derden.
- De kandidaat heeft recht op inzage in het psychologisch rapport voordat het naar de opdrachtgever wordt verzonden.
- De kandidaat heeft het recht de rapportage aan de opdrachtgever tegen te houden.
- De rapportage mag niet meer informatie bevatten dan wat voor de beantwoording van de vraagstelling noodzakelijk is.
- De kandidaat heeft het recht letterlijke onjuistheden te corrigeren.
Discretie en vertrouwelijkheid
Er bestaan diverse richtlijnen met betrekking tot de behandeling van de vertrouwelijke gegevens van sollicitanten, waaraan u zich dient te houden. Zo is er de Wet bescherming persoonsgegevens voor beheer in databestanden, de Sollicitatiecode zoals opgesteld door de Nederlandse Vereniging Personeelsbeleid & Organisatieontwikkeling en de Gedragscode en Privacycode van de branchevereniging voor werving en selectie. Laatstgenoemde is alleen formeel verplicht voor de circa 60 aangesloten bureaus.
