Een belangrijk uitgangspunt van dit artikel is dat u een situatie met een arbeidsconflict altijd anders behandelt dan ziekteverlof. De werknemer kan in principe namelijk wel werken, maar kan dat meestal alleen niet op zijn bestaande werkplek.

 

Arbeidsconflictenprotocol

Om verlof door arbeidsconflicten te scheiden van verzuim door ziekte kunt u een arbeidsconflictenprotocol maken en hiernaar verwijzen in uw arbeidsovereenkomsten of personeelsregelingen. In dit protocol komen zaken als het melden van een arbeidsconflict, bemiddeling en de tijdsduur die u uittrekt voor oplossing van het conflict aan de orde (meer hierover vindt u in het stukje ‘Aanpak van een arbeidsconflict’).

 

Conflictverlof

Spreek daarnaast tijdens het arbeidsconflict duidelijk over conflictverlof, time out of betaald verlof in plaats van ziekteverlof of nog erger situationele arbeidsongeschiktheid. Op deze manieren maakt u expliciet aan de werknemer, de leidinggevende en de bedrijfsarts duidelijk dat in uw organisatie ziekteverlof echt alleen voor arbeidsverzuim door ziekte geldt.

 

Aanpak arbeidsconflict

Het effectiefst werkt het voorkomen van escalatie arbeidsconflicten. Daarom moet u zoveel mogelijk opmerkzaam zijn op signalen van een sluimerend conflict. Het kan daarbij gaan om gebrekkige communicatie over veranderingen, onvoldoende mogelijkheden tot het samen aanpakken van werkproblemen of een vervelende werksfeer. Pak deze situaties direct aan als u ze waarneemt.

 

Ziekmelden

Ontstaat er  toch een arbeidsconflict dan biedt u uw werknemers standaard de mogelijkheid tot een andere route dan het traditionele ziekmelden. Dit doet u op basis van het eerder genoemde arbeidsconflictenprotocol. Belangrijk is hierbij een cultuur waarin een werknemer zonder negatieve gevolgen een arbeidsconflict kan melden. Daarnaast doet u er goed aan voldoende tijd vrij te maken om met de werknemer aan het conflict te werken. De medewerker ziet dan dat u hem serieus neemt.

 

Plan van aanpak arbeidsconflict

Zorg ook dat er binnen uiterlijk vier weken een plan ligt om het arbeidsconflict op te lossen. In dat plan staan acties zoals aanpassen van taken en verantwoordelijkheden en omscholing. Als u en de werknemer besluiten afscheid van elkaar te nemen, schenkt het plan aandacht aan bijvoorbeeld een outplacementtraject of eventueel een juridische procedure.

 

Bemiddeling

Op basis van het arbeidsconflictenprotocol spreekt u af met uw medewerkers dat zij een conflict melden bij een onafhankelijke derde. Dat kan een P&O’er zijn, een vertrouwenspersoon of de baas van de direct leidinggevende van de medewerker. Deze onafhankelijke derde moet de strijdende partijen vervolgens binnen één tot drie dagen bij elkaar brengen en starten met een bemiddeling.

 

Mediation

Als de bemiddeling niet slaagt, dan kunt u gespecialiseerde externe hulp zoeken bij bijvoorbeeld een bemiddelingsbureau. Het moet dan gaan om professionele, gekwalificeerde mediation die neutraal en onafhankelijk is. Leg in uw arbeidsconflictenprotocol vast dat de werknemer ook actief aan een oplossing moet werken. Hij kan daarbij eveneens een beroep doen op de interne of externe mediator.

 

Ontslag

Verder doet u er verstandig aan om een tijdlimiet aan de bemiddeling te stellen, omdat het proces anders snel teveel tijd en energie van uw organisatie vraagt. Geef daarom aan dat u de arbeidsrelatie beëindigt als de bemiddeling binnen een vooraf door u bepaald aantal weken niet slaagt.

 

Arbodienst

U hoeft een arbodienst of arbodeskundige niet in te schakelen bij  een arbeidsconflict. Uw organisatie kan het conflict in eerste instantie zelf oplossen. Op die manier maakt u van de eerstelijns conflictbemiddeling een normaal onderdeel van het takenpakket van uw personeelsafdeling.

 

Ziekteverlof

Een werknemer kan door een arbeidsconflict tijdelijk vanuit medisch oogpunt wat minder arbeidsgeschikt zijn. U kunt dan in overleg met de bedrijfsarts een beperkte periode van twee tot maximaal vier weken aanwijzen voor ziekteverlof. Meestal is de werknemer daarna weer in staat tot het verrichten van arbeid. Mocht de bedrijfsarts op basis van goede argumenten vinden dat dit nog niet het geval is, dan kunt u de periode van ziekteverlof verlengen. Als na de periode ziekteverlof blijkt dat de werknemer medisch gezien weer kan werken, zet u het ziekteverlof om in verlof bij arbeidsconflicten.

 

Organisatiecultuur

U kweekt vertrouwen bij uw medewerkers als uw organisatie zorgvuldig en professioneel met arbeidsconflicten omgaat. Uw medewerkers zullen zo ook eerder geneigd zijn een arbeidsconflict te melden in plaats van te verzuimen wegens ziekte. Dit laatste kan een vast onderdeel van uw organisatiecultuur worden als u arbeidsconflicten consequent gescheiden houdt van arbeidsverzuim door ziekte.

 

Aandachtspunten arbeidsconflict

• Hanteer een duidelijk onderscheid tussen ziekteverlof en arbeidsconflictverlof.
• Zie arbeidsconflicten als deel van het dagelijkse leven. Hierbij geldt dat hoe eerder een conflict op tafel ligt, hoe beter u en de ruziënde partijen er wat aan kunnen doen.
• Snel handelen is essentieel bij het voorkomen dat de werknemer daadwerkelijk ziek wordt door het conflict en om medische redenen (deels) arbeidsongeschikt raakt.
• Ga conflicten niet uit de weg. Ruziënde partijen hebben de natuurlijke neiging om conflictsituaties te laten voortbestaan, waarbij ze hopen dat die zich vanzelf wel oplossen. Een voortslepend arbeidsconflict kost een organisatie altijd (teveel) geld. Een snelle deskundige ingreep is dus uit financieel oogpunt de moeite waard en u voorkomt er ook een verziekte werksfeer en dus ongezonde organisatie mee.
• Met een snelle gerichte aanpak voorkomt u problemen met het UWV. De Wet verbetering poortwachter verwacht dat de arbodienst of arbodeskundige uiterlijk in de zesde week in de probleemanalyse aangeeft wat de kwaliteit van de arbeidsverhouding is. Als het UWV bij de beoordeling van de aanvraag voor een WIA-uitkering ziet dat er (ook) sprake is geweest van een arbeidsconflict, let de uitkeringsinstantie extra op genomen maatregelen en de gevolgen daarvan.

 

TNO-onderzoek

Uit onderzoek van TNO Arbeid is gebleken dat jaarlijks zo’n 70.000 tot 100.000 werknemers arbeidsverzuim opnemen wegens ziekte terwijl ze eigenlijk een arbeidsconflict hebben. Aan de basis van veel arbeidsconflicten ligt onenigheid over de taakinhoud of de organisatie van het werk. De arbeidsconflicten zijn vaak sluimerend aanwezig. Ze komen tot een uitbarsting bij veranderingen in het werk zoals een andere werkwijze, een nieuw product of een nieuwe leidinggevende.

 

Vragenlijst

TNO Arbeid heeft voor de Nederlandse Stichting voor Psychotechniek (NSvP) de vragenlijst ‘Samen Werken’ ontwikkeld. Hiermee kunnen managers en P&O'ers in vroegtijdig ingrijpen bij arbeidsconflicten. Met de vragenlijst kunt u de risico's op arbeidsconflicten in uw organisatie in kaart brengen en daarmee ook de risico's op arbeidsverzuim door conflicten. U vindt de vragenlijst met handleiding hier.