Wilt u het loonstrookje digitaal versturen? Dit zijn de voorwaarden
Volgens de wet is de werkgever verplicht om een schriftelijke specificatie van het uitbetaalde loon aan de werknemers te vertrekken. Sinds 1 juli 2010 is aan het artikel toegevoegd dat de loonstrook ook elektronisch mag worden verstrekt.
Hieraan zijn twee voorwaarden verbonden:
1. uitdrukkelijke instemming van de werknemer
2. terbeschikkingstelling aan de werknemer
De werkgever is verplicht om de instemming van de werknemer te krijgen. Stilzwijgende instemming is niet voldoende. In de wet staat niet of dit mondelinge of schriftelijke instemming moet zijn. Het is voor de werkgever wel verstandig om de werknemer hiervoor te laten tekenen.
Ondernemingsraad
De ondernemingsraad heeft formeel geen advies of instemmingsrecht in de keuze van de werkgever voor het al dan niet digitaal versturen van de loonstroken. Elke individuele medewerker moet akkoord gaan met digitale toezending. De ondernemingsraad moet wel op de hoogte worden gesteld wanneer de bestaande regeling over registratie, omgang en bescherming van persoonsgegevens van werknemers, door de elektronische verzending moet worden aangepast.
Opgave in persoonlijke mailbox
Ook is vereist dat de elektronische opgave op een zodanige wijze wordt verstrekt dat deze door de werknemer kan worden opgeslagen en toegankelijk is voor latere kennisneming. Het is van belang dat de opgave ter beschikking komt van degene aan wie de opgave moet worden verstrekt.
Om daadwerkelijk over de elektronische uitgave te kunnen beschikken moet de opgave op de mailserver van de provider van de geadresseerde terechtkomen. Een bericht is pas bereikt als deze is aangekomen in de persoonlijke mailbox van de geadresseerde. De opgave op een internetpagina plaatsen is onvoldoende om te voldoen aan de verplichting van de werkgever om een opgave te verstrekken.
