Stap 1 | Naar één gezamenlijke werkwijze

Administratieve taken worden vaak tussen afspraken door verricht. Iedere medewerker ontwikkelt door de tijd heen zijn eigen methode om deze taken af te handelen. Daardoor ontstaat een wirwar aan werkwijzen. Sommigen zijn handig, anderen minder. En die wisselende aanpak maakt het lastig elkaars werk over te nemen bij verlof of vakantie. Het standaardiseren van de meest voorkomende processen, bijvoorbeeld de indiensttreding of contractmutatie, is een belangrijke eerste stap. Een manier om dit te bewerkstelligen is door met alle medewerkers van het HR-team samen het huidige proces te ontleden. Bespreek elke stap en wissel best practices uit. Het team ontdekt zo de kortste route en komt tot één gedeeld proces dat wordt vastgelegd. HR-medewerkers ervaren het als fijn dat zij van elkaar weten hoe ze werken en ook een nieuwe collega kan zo gemakkelijk worden ingewerkt. Als manager kunt u meten en sturen op deze standaardprocessen.

 

Stap 2 | Alle informatie op één plek

Wanneer één werkwijze wordt gehanteerd, ontstaat ook de behoefte de administratie op eenzelfde manier op te slaan. Op een HR-afdeling is het beeld van grote dossierkasten, prikborden en post-its op het bureau bekend. Daarnaast heeft ieder nog een eigen e-mailinbox waar updates worden bijgehouden en bestanden staan. Frustraties ontstaan wanneer medewerkers niet meer weten waar te zoeken. Een oplossing hiervoor is de introductie van een gedeeld informatie- en workflowsysteem. In zo’n digitaal systeem worden alle documenten en updates opgeslagen, en kan iedereen informatie gelijktijdig inzien. Daarmee houdt iedereen overzicht op zijn eigen werk, maar is ook de overdracht van werk naar collega’s gemakkelijk. Een workflowsysteem fungeert ook als archief, waarin alle informatie wordt bewaard. Als manager maakt u eenvoudig rapportages over aantallen mutaties en de snelheid van afhandeling. 

 

Stap 3 | De organisatie werkt met u mee

Klanttevredenheid binnen de eigen organisatie speelt bij HR-afdelingen een steeds grotere rol. Medewerkers willen snel worden geholpen als zij een verzoek hebben. Hierin kunnen zij zelf echter ook een rol spelen. U kunt medewerkers de gelegenheid bieden zelf de informatie te vinden die zij nodig hebben, bijvoorbeeld antwoorden op standaardvragen. Daarnaast kan een hoop tijd worden bespaard als informatie voor een mutatie compleet en juist wordt aangeleverd. Webportals (Employee en Manager Self Service Portals) met digitale aanmeldformulieren en een kennisbank met personeelsregelingen zijn hiervoor een goed hulpmiddel. Met de mogelijkheden van het internet is de HR-afdeling ook buiten kantoortijden bereikbaar voor medewerkers. Het kant-en-klaar aanleveren van informatie door de medewerker is een grote winst voor het HR-team. Standaardwerkzaamheden gaan sneller en uw HR-afdeling kan meer aandacht besteden aan complexe situaties. Zo helpen de HR-afdeling en de organisatie elkaar door informatie efficiënt te delen.