Zo zijn Millennials gewend om altijd en overal toegang te hebben tot relevante informatie via mobiele devices; of het nu hun e-mail is, social media, internet of OV-reisinformatie. Werkgerelateerde informatie vormt daar geen uitzondering op; waarom zou je alleen achter je desktop je rooster, verlofuren en salarisstroken kunnen inzien?

Betrokken

Voor HR-managers brengt dit nieuwe uitdagingen met zich mee. Steeds meer HR-informatie wordt beschikbaar gesteld via een online portal of app. Het goede nieuws is dat dit de betrokkenheid van medewerkers vergroot; uit onderzoek blijkt namelijk dat 65 procent van de medewerkers die gebruik maken van mobiele apparaten en applicaties voor HR-doeleinden, zichzelf als uiterst betrokken beschouwen. Onder andere omdat ze op ieder gewenst moment met hun werk bezig kunnen zijn.

34 Procent handmatige processen

Bovendien; als medewerkers via hun mobiele devices zelf de beschikking hebben over informatie, deze kunnen wijzigen en processen kunnen afhandelen, scheelt dat de HR-afdeling veel tijd. Een gemiddelde HR-afdeling is 34 procent van haar tijd bezig met het afhandelen van handmatige administratieve processen en mobiele toepassingen kunnen een belangrijk deel van dit werk wegnemen.

Maar lenen alle HR-gerelateerde zaken zich wel voor mobiele toepassingen? En moet het wel altijd en overal beschikbaar zijn voor de medewerker?

Face-to-face contact

Hoe zit het met bijvoorbeeld beoordelingsgesprekken? Of sollicitaties? Bij deze onderdelen speelt het menselijk aspect een belangrijke rol. Willen we dit soort zaken ook beschikbaar maken via mobiele devices? En hoe zou dat er dan uitzien? Zouden we bijvoorbeeld testjes invullen om onze voortgang te toetsen of vragen van een chatbot beantwoorden in een sollicitatiegesprek? Hoewel sollicitatiegesprekken via Skype sommige bedrijven tegenwoordig niet meer vreemd zijn, zal het face-to-face contact en de persoonlijke interactie bij deze gesprekken van groot belang zijn en blijven.

Ziekte en salaris

Zaken die in ieder geval wel goed te regelen zijn via mobiele devices zijn onder andere het doorgeven van ziekte, verlof en toegang tot salarisstroken. Wanneer je ziek bent, zal het veel gemak brengen als je dat vanuit je bed ‘s ochtends via een app kunt doorgeven. En ook het inzien van je salarisstrook is iets wat steeds meer ‘on demand’ gebeurt. 

Vakantieaanvragen

Wanneer het om vakantieaanvragen gaat, lijkt het me ook vrij duidelijk dat het wenselijk is dat medewerkers zelf, altijd en overal, een aanvraag in kunnen dienen. Meestal worden de vakantieplannen besproken buiten werktijd, met vrienden of familie. Wanneer je dan meteen je plannen door kunt voeren in het HR-systeem, biedt dat gemak.

Participerend plannen

Hetzelfde geldt voor toegang tot het werkrooster. Het biedt medewerkers veel vrijheid wanneer zij vanaf elke plek het rooster in kunnen zien. En nu medewerkers meer zeggenschap krijgen over het rooster, zal participerend plannen steeds vaker de norm worden. Medewerkers kunnen op ieder gewenst moment aangeven waar en wanneer zij beschikbaar zijn, diensten direct accepteren én het rooster aanpassen door diensten te ruilen met collega’s of zich aan te melden voor openstaande diensten.

Veel HR-gerelateerde zaken worden tegenwoordig dus al vaak beschikbaar gesteld aan de werknemer via een applicatie of (mobiele) website. Dit is een goede zaak en brengt veel mogelijkheden en kansen met zich mee. De communicatie met de werkgever is sneller en concreter en medewerkers krijgen meer regie over hun werk en zullen meer betrokken zijn bij een organisatie. Ook kennen medewerkers een hogere tevredenheid en als gevolg daarvan verbetert de werk-privébalans.

Mensen-business

Hoewel de mobiele revolutie dus veel voordelen voor HR brengt, verwacht ik niet dat het oneindig zal doordenderen in dit vakgebied. Voorlopig zullen de meeste organisaties ervoor kiezen om sollicitatiegesprekken gewoon nog face-to-face te voeren tussen werkgever en de sollicitant. Net zoals dat beoordelingsgesprekken plaatsvinden tussen manager en medewerker. HR blijft tenslotte mensen-business.