Logo
  • Nieuws
  • 26 augustus 2014
  • Lianne Bouman

Support boekhoudsoftware vaak (nog) niet WKR-proof

In tegenstelling tot salarissoftware kent de meeste boekhoudsoftware geen goed support voor de werkkostenregeling (WKR), die op 1 januari 2015 verplicht is. Dat stelt Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED op basis van zijn onderzoek naar de WKR binnen salaris- en boekhoudsoftware.

Beeld Support boekhoudsoftware vaak (nog) niet WKR-proof

De WKR heeft invloed op zowel salaris- als boekhoudsoftware. Bijvoorbeeld de kosten van een personeelsfeest of kerstpakket worden normaliter niet per werknemer in de salarisadministratie geregistreerd, maar in de boekhouding. Veel software faciliteert dit (nog) niet. 

De ‘Gids boekhoudsoftware 2014’ toonde eind 2013 aan dat gericht op MKB-boekhoudsoftware voor middelgrote bedrijven (5-50 gebruikers tegelijkertijd) slechts 16 van de 37 leveranciers de WKR ondersteunen binnen hun boekhoudsoftware. Navraag bij deze 16 leveranciers, die aangaven de WKR te ondersteunen, leert dat lang niet in alle gevallen speciale voorzieningen voor de WKR zijn getroffen in de software.

WKR-functionaliteit

Een aantal leveranciers geeft aan dat journaalposten geïmporteerd kunnen worden vanuit salarissoftware. ‘Dat laatste is natuurlijk een standaard functionaliteit en dus geen specifieke WKR-functionaliteit. Het aantal leveranciers van boekhoudsoftware dat daadwerkelijk WKR-functionaliteit heeft gebouwd, zoals een overzicht dat inzicht geeft in de vrije ruimte, bedraagt op dit moment niet meer dan 5’, aldus Bottemanne.

Meest ideale situatie

Volgens Bottemanne is de meest ideale situatie als de WKR wordt afgehandeld op basis van een integratie tussen de salarisadministratie en de boekhouding. Dit leidt tot de volgende situatie voor het uitvoeren van de WKR:

  • Binnen de salarisadministratie worden de werknemer gerelateerde kosten geboekt.
  • Binnen de boekhouding worden de niet werknemer gerelateerde kosten geboekt. Hierbij dient het boekhoudpakket rekening te houden met dat de in rekening gebrachte btw meetelt voor de vergoeding die onder de WKR valt.
  • Door een integratie tussen salarisadministratie en boekhouding wordt de WKR verder afgehandeld in één van beide systemen. Het gaat dan om bijvoorbeeld het berekenen van de vrije ruimte en het bepalen van het belaste deel van de vergoeding (dat dus de vrije ruimte overschrijdt).
  • Opgave aan de Belastingdienst vindt dan plaats vanuit de salarisadministratie (die gegevens automatisch ophaalt op basis van de registratie hiervoor), via de aangifte Loonheffing.
  • Tot slot komt de financiële verantwoording, van de eventueel betaalde heffing volgens de WKR, via een loonverdeelstaat vanuit de salarisadministratie (zo mogelijk automatisch) terecht in de boekhouding.

Bottemanne constateert dat slechts één leverancier de WKR op bovenstaande wijze afhandelt.

Dubbel vastleggen

Er kan voor gekozen worden de kosten in de boekhouding die betrekking hebben op de WKR nogmaals extracomptabel te boeken via de salarisadministratie. Dit zijn dan de kosten die vallen onder de WKR, maar niet gerelateerd zijn aan een werknemer (bijvoorbeeld kosten van  personeelsfeest). De WKR wordt dan volledig afgehandeld via de salarisadministratie. In deze situatie is dan wel sprake van het dubbel vastleggen van boekingen en is niet in lijn met een administratieve lastenvermindering die ook met de WKR wordt beoogd.

Cursus Werkkostenregeling 2015: uitstellen kan niet meer!

De definitieve ingangsdatum voor de werkkostenregeling is 1 januari 2015. Het doorvoeren van de werkkostenregeling zal een financiële impact hebben op uw organisatie. Zorg dat u helemaal up-to-date bent en in staat bent om de financiële impact in kaart te brengen. Wellicht is het voordelig om nog te sleutelen aan de arbeidsvoorwaarden. Wees er dus op tijd bij en gebruik de komende maanden om actie te ondernemen en goed voorbereid te zijn! Meer informatie en inschrijven

Producttips

Volg HR Praktijk

Word gratis lid en ontvang op dinsdag en donderdag het laatste HR-nieuws in uw mailbox! Én als lid krijgt u ook toegang tot exclusieve online artikelen.