HRpraktijk

Van de MKB-organisaties doet 42 procent niets wanneer zij bedrijfsfraude signaleren. Bij de grote bedrijven doet 17 procent niets. Van de grote organisaties schakelt 21 procent direct de politie in en 28 procent kijkt wat zij kunnen verbeteren om een incident niet nogmaals te laten plaatsvinden. Bij de kleine bedrijven schakelt 14 procent de politie in.

De belangrijkste redenen om te frauderen is gebrek aan loyaliteit, schulden in de privéomgeving, gedwongen vertrek, gebrek aan interesse in het werk en de kredietcrisis.

Stappenplan frauderisicomanagement

Durft u uw hand in het vuur te steken dat er binnen uw onderneming niet wordt gefraudeerd? Het is naïef om ervan uit te gaan dat uw personeel 'zoiets niet doet'.

U bent fraude een slag voor als u preventieve maatregelen treft. Voordat u die maatregelen kunt nemen, zult u eerst de zwakke plekken in uw onderneming moeten inventariseren en de potentieel fraudegevoelige gebieden moeten identificeren.

Gedragsregels

Bepaal gedragsregels en communiceer de regels helder. Maak duidelijk wat wel en wat niet is toegestaan en welke grenzen u stelt. Uw werknemers weten waar ze aan toe zijn en kunnen achteraf niet zeggen 'Daar weet ik niks van.'

Het voorbeeldgedrag van de werkgever bepaalt de cultuur binnen een onderneming. Houd u aan de gedragsregels die u voor uw werknemers hebt bepaald. Zodra u wel een regel overtreedt ('Die regel geldt niet voor mij'), loopt u het risico dat werknemers uw gedrag gaan kopiëren.

Risicoanalyse

Maak een risicoanalyse van de processen binnen uw bedrijf. Neem bijvoorbeeld als u de processen in uw magazijn onder de loep legt, als uitgangspunt: 'Hoe gemakkelijk is het om hier spullen te ontvreemden?' En als u een risicoanalyse maakt van het sleutelbeleid: 'Wie behoren er eigenlijk wel en wie niet bepaalde sleutels tot hun beschikking hebben?'

Nieuwkomers screenen

Klopt een curriculum vitae (cv) van een sollicitant? Als u ontdekt dat een kandidaat-werknemer al bij de sollicitatie liegt en draait, wees dan uiterst bedachtzaam. Voeg eventueel standaard aan personeelsadvertenties toe dat een antecedentenonderzoek onderdeel van de sollicitatieprocedure is. Zeker als de functie fraudegevoelige aspecten heeft.

Steekproefsgewijze controles

Controleer op onregelmatige tijden onder meer declaraties (leg deze naast elkaar en kijk bijvoorbeeld wanneer er is getankt en waar), voorraad (wat komt op een bepaalde datum binnen, wat gaat er op die datum uit en klopt dan de feitelijke voorraad in het magazijn) en loop na de lunchpauze een afdeling op en kijk wie er aanwezig zijn.