HRpraktijk

Werkgevers mogen een telefoon loonheffingenvrij vergoeden als hun werknemers het toestel meer dan 10 procent zakelijk gebruiken. Computers zijn vrij bij 90 procent zakelijk gebruik. Veel smartphones hebben bijna dezelfde functies als een computer, maar blijven toch onder de communicatiemiddelen vallen. 

Hier is sprake van als:

• het apparaat de uiterlijke kenmerken heeft van een mobiele telefoon;
• het een toestel is waarbij communicatie centraal staat;
• het beeldscherm niet groter is dan 7 inch (17,78 cm).

Dit ligt vast in het loonheffingenbesluit van 5 juli 2011.

Let op: groter scherm

Als u uw werknemers een apparaat met een groter scherm vergoedt of verstrekt, dan kunnen zij het mogelijk gebruiken als computer, ook al is het een communicatiemiddel. U zult dan aannemelijk moeten maken waarom het toch geen computer is en de soepelere fiscale regels voor telefonie zouden moeten gelden.

iPad en pocket-pc

Er is nog een aantal zaken, bijvoorbeeld een navigatiesysteem, een iPad en een pocket-pc, waarover onduidelijkheid kan bestaan over de geldende regeling. Omdat bij deze apparaten bellen, sms’en en e-mailen niet centraal staan, vallen zij onder de computerregeling en mag u deze toestellen alleen vrij verstrekken of de kosten hiervan vrij vergoeden als het zakelijk gebruik meer dan 90 procent is.

Werkkostenregeling

Binnen de werkkostenregeling gelden dezelfde percentages voor zakelijk gebruik van communicatiemiddelen en computers. Stelt u ze ter beschikking, dan geldt een nihilwaardering. Er moet dan wel sprake zijn van een gebruik op de werkplek. Vergoedt u ze, dan zijn ze altijd belast. U kunt ze dan natuurlijk wel in de vrije ruimte laten vallen, zodat deze voor de werknemer onbelast zijn.

Tip

U kunt hier het loonheffingenbesluit inzien.