HRpraktijk

Home > Nieuws > Digitale loonstroken? Vraag toestemming werknemer

Artikel afdrukken Doorsturen via e-mail

Digitale loonstroken? Vraag toestemming werknemer

Door: Lianne Bouman | redactie HRpraktijk | 16 juni 2010

Werkgevers hoeven binnenkort de loonstroken niet meer op papier te verstrekken, maar mogen dat ook digitaal gaan doen. Maar, voordat u als werkgever uw loonstroken elektronisch gaat versturen, moeten uw werknemers u hiervoor wel uitdrukkelijk toestemming geven.

De digitale loonstrook en jaaropgaaf hebben zowel voor- als nadelen. Digitaal ontvangen loonstroken en jaaropgaven raken minder snel kwijt, omdat zij kunnen worden opgeslagen. U moet hiervoor wel de mogelijkheid bieden. Voldoet u hieraan, dan mag u de loonstroken voortaan elektronisch versturen. U kunt dit doen in pdf-formaat als bijlage in een e-mail, maar u kunt ook investeren in een portal waarop uw werknemers kunnen inloggen, zodra zij hun loonstrook willen inzien.

Loonstrook en jaaropgaaf

De werknemer is ook niet meer aangewezen op zijn collega die verantwoordelijk is voor de salarisadministratie, als hij een extra exemplaar wil hebben van zijn loonstrook of jaaropgaaf.

Elektronische facturen

Werknemers kunnen het als nadelig ervaren dat zij, net als bij digitale bankafschriften en elektronische facturen, meer moeite moeten doen om deze te bekijken, dan wanneer zij deze per post zouden ontvangen. Hierdoor zouden zij minder snel afwijkingen kunnen ontdekken.

Tip

U bent verplicht loonstrookjes aan de werknemer te geven. Een loonstrook is een belangrijke informatiebron voor de werknemer. De loonstrookjes vormen de basis voor het samenstellen van de jaaropgaaf. Een loonstrookje moet in ieder geval door u aan de werknemer worden verstrekt:

bij de eerste loonbetaling;
bij een wijziging van de loongegevens

Meer over dit onderwerp

vindt u in de Kennisbank Personeelspraktijk.

Zoek verder op

Personeelsadministratie
Salarisadministratie
Personeels- & salarisadministratie

Reacties (9)

raymond schreef op maandag 1 augustus

bij ons is helemaal niets gevraagd het is eenvoudig per brief aangegeven dat periode 6 de laatste schriftelijke loonstrook was en vanaf periode 7 digitaal zonder enige toestemming . hier ben ik het dus duidelijk niet mee eens en ga er ook werk van maken

con schreef op woensdag 29 juni

Hoe ziet een instemmingsverklaring eruit?

john schreef op zondag 21 november

Hoe te handelen als je werkgever het er gewoon doorgedrukt heeft? Moet je natuurlijk bij de rechter je gelijk halen,wie heeft dat er voor over

Frank de Vries schreef op donderdag 21 oktober

Bij mij hebben de werknemers toestemming gegeven. Het gebeurd nu dus ook al dat de loonstroken digitaal aangeleverd worden. Gelukkig, ik ben er wel blij mee. Al dat papierwerk bijhouden is niets voor mij, ik ben daarvoor te slordig. Ik heb nog gekeken op deze site: http://www.bcsbv.nl/DigitaleLoonstrook.aspx daar stonden ook nog wel wat voordelen op.

Lieuwe schreef op vrijdag 18 juni

Op 18 mei 2010 is door de eerste kamer aangenomen het voorstel artikel 626 lid 1 na het woordje "schriftelijk"uit te breiden met "of elektronische", dat slaat nadrukkelijk wel op de loonstrook. Ook worden er aan artikel 626 twee leden toegevoegd, waarin staat dat: lid 3: de werkgever er voor moet zorgen dat het digitale document opgeslagen wordt, en lid 4: dat er uitdrukkelijk toestemming door de medewerker verleend moet worden. zie pagina 3 van dit document: http://www.eerstekamer.nl/behandeling/20090827/voorstel_van_wet/f=/vifac7acuiys.pdf Het is dus precies zoals het in het artikel staat.

Mariel schreef op vrijdag 18 juni

De instemming is nodig, omdat de mogelijkheid bestaat dat niet elke werknemer het loonstrookje digitaal kan ontvangen. De werkgever die op grond van de wet verplicht is het loonstrookje of de informatie over de arbeidsovereenkomst te verstrekken, zal dit na intrekking van de toestemming van de werknemer per post moeten doen. De werkgever is niet verplicht documenten kosteloos nogmaals te versturen aan de werknemer wanneer deze zijn gegevens kwijt is geraakt. Dit is niet anders dan wanneer een papieren document in het ongerede is geraakt. In principe moet een loonstrook schriftelijk (art 7:626). Het wetsartikel dat papier en elektronisch aan elkaar gelijkstelt (art: 6:227b BW) slaat op overeenkomsten en daar valt een loonstrook niet onder.

Elza Bakker van Berkel schreef op donderdag 17 juni

Moet er ook expliciete toestemming zijn als de medewerker de loonstrook zelf kan ophalen op de medewerkers portal?

Nico schreef op donderdag 17 juni

Op grond waarvan moeten werknemers expliciet toestemming verlenen?

Radka schreef op donderdag 17 juni

Wat als de medewerker geen toestelling geeft, de actie daarna lees ik niet uit dit artikel.

Nieuwsoverzicht

Aan de slag met Arbowet, -beleid en omstandigheden

Flexibele arbeidsrelaties (incl. model nul-uren contract)

Ziekteverzuim, begeleiding en re-integratie

HR nieuws, trends en tips

Registreer gratis voor HRpraktijk Signaal: nieuws, trends en tips per e-mail:

Volg ons

Volg HRpraktijk ook via:

Plaats nu drie vacatures gratis op Gouden Gids Banen t.w.v. €447,-

De druk bezochte vacaturesite van de Gouden Gids biedt u nu de kans om kennis te maken met hun uitgebreide bestand van potentiële werknemers. De plaatsing kan een vaste baan, een bijbaan, een tijdelijke baan, vakantiewerk of stagiair betreffen. Plaats nu uw vacature