HRpraktijk

Verklaringen geen privégebruik

Heeft u alle kopieën van de Verklaringen geen privégebruik van uw werknemers binnen? Het is belangrijk dat u per 1 januari 2012 alle Verklaringen geen privégebruik in uw administratie op orde hebt. U heeft deze documenten immers nodig omdat u dan geen privégebruik auto bij het loon hoeft te tellen vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover u het loon moet berekenen.

Let op

Wijs uw medewerkers (liefst schriftelijk) erop dat de Belastingdienst aast op houders van Verklaringen geen privégebruik die de voorwaarden ervan aan hun laars lappen. De verzuimboete bedraagt 80 procent van het maximum (€ 4.920). De belastinginspecteur kan dit maximum oprekken in een uitzonderlijk geval, bijvoorbeeld als er sprake is van een tweede verzuim. Ook als er wel een rittenadministratie is bijhouden, maar die is onvolledig of onjuist, is de boete meteen de maximale van € 4.920. Bij grove schuld of opzet kan de inspecteur een vergrijpboete opleggen van 40 of 80 procent van het bedrag van de naheffingsaanslag. Bij een keuze tussen de verzuim- en vergrijpboete zal de inspecteur meestal de hoogste boete opleggen.

• Heeft uw werknemer een nieuwe auto van de zaak? Dan geldt de Verklaring geen privégebruik die voor de oude auto is afgegeven niet. Zorg ervoor dat de werknemer voor het eind van het jaar een nieuwe aanvraagt en u er een kopie van aanreikt en dat zij hun rittenadministratie nauwkeurig bijhouden en onder de 500 kilometergrens blijven. Deze rittenadministratie moet volgens de richtlijn van de Belastingdienst worden opgesteld en bijgehouden.
• Een Verklaring geen privégebruik voorkomt dat u met naheffingen wordt geconfronteerd. Dat is niet het geval als u ervan op de hoogte bent dat een werknemer, die geregistreerd staat als houder van een Verklaring geen privégebruik, de door u beschikbaar gestelde auto meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden heeft gebruikt.

Mededeling aangifte loonheffingen

U heeft in november dit jaar de Aangiftebrief loonheffingen voor 2012 ontvangen. Met deze aangiftebrief moet u het  hele kalenderjaar 2012 uitzingen, want per 1 januari 2012 stopt de Belastingdienst met het versturen van mededelingen met de vraag de aangifte loonheffingen op tijd te doen en te betalen. U krijgt dus niet langer zoals vanouds aan het eind van elk aangiftetijdvak een mededeling en een acceptgiro als geheugensteuntje.

Let op

• Omdat de Aangiftebrief loonheffingen 2012 eenmalig wordt afgegeven, is het belangrijk dat u dit schrijven van de Belastingdienst goed bewaart.
• Maakte u altijd gebruik van de acceptgiro? Per 2012 moet u het bedrag aan loonheffingen zelf overmaken naar het rekeningnummer van de Belastingdienst. Vergeet daarbij niet het betalingskenmerk te vermelden. U vindt het kenmerk in de Aangifte loonheffingen.

Loonadministratie

Is uw loonadministratie al 2012-proof? Als u werknemers in dienst heeft, moet u binnenkort de loonadministratie 2011 afsluiten. Dat betekent dat u voor de jaarwisseling een aantal belangrijke controles moet uitvoeren. Een aantal daarvan hebben wij voor u op een rij gezet.

• Betalingen aan derden. Zorg ervoor dat u de verklaringen arbeidsrelatie (VAR) voor het eind van het jaar in uw bezit heeft. U moet daarvan namelijk vóór 1 februari 2011 opgaaf doen aan de Belastingdienst via een IB 47-opgave. Deze melding hoeft u alleen te doen als het inkomsten betreft die fiscaal als resultaat uit overige werkzaamheden (VAR-RUO) kwalificeren. Als er sprake is van loon uit dienstbetrekking of winst uit onderneming (VAR-WUO), dan hoeft u geen opgaaf te doen.
• Verklaringen geen privégebruik. Zorg ervoor dat alle verklaringen geadministreerd zijn.
• Kopieën identiteitsbewijzen. Controleer of u ze van elke werknemer heeft. Als derden voor u werken, moet u ook van deze personen een kopie van het identiteitsbewijs hebben.
• Declaraties, bonnetjes, et cetera. Heeft u de rekeningen van verstrekkingen aan werknemers op orde en ook declaraties van aan werknemer vergoede kosten (stel een uiterste inleverdatum)? Vergeet u vooral niet de plaatsbewijzen van het openbaar vervoer die u aan uw werknemers heeft vergoed.
• Werkkostenregeling. Als u in 2011 de werkkostenregeling heeft ingevoerd, dan moet uw loonadministratie daarop ingericht zijn. U moet het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit cumulatieve bedrag moet u uit uw financiële administratie kunnen halen. Staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen. U moet het cumulatieve bedrag in uw financiële administratie kunnen koppelen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije ruimte bent gebleven.

Werkkostenregeling

U kunt nog voor 2012 en 2013 kiezen tussen het regime voor vrije vergoedingen/verstrekkingen, zoals dat voor 1 januari 2011 gold, en de werkkostenregeling. Check voor het eind van dit jaar of de overstap naar de werkkostenregeling voor zowel u als voor uw werknemers voordelig uitvalt.

Spaarloonregeling

De spaarloonregeling wordt per 1 januari 2012 afgeschaft. Bij een spaarloonregeling spaart de werknemer een bepaald deel van zijn brutoloon (maximaal € 613 per jaar). Hij  hoeft hierover geen belasting te betalen. U betaalt 25 procent eindheffing over het spaarloon. De werknemer kan het opgebouwde vermogen met ingang van 1 januari 2012 belastingvrij opnemen of tot het jaar 2016 laten staan. Voor de toepassing van de vrijstelling in box 3 hoeft niet meer voldaan te worden aan het blokkeringsvereiste dat tot 1 januari 2012 geldt. Dit betekent dat na een tussentijdse opname van een deel van het spaarloonsaldo de vrijstelling in box 3 van toepassing blijft op het resterende tegoed.

Tip

Doen uw werknemers nog niet mee met de spaarloonregeling? Tip hen dan dat zij dit jaar nog fiscaal gunstig kunnen sparen door maximaal € 613 bruto in te leggen. Zij kunnen dat eventueel in 2012 weer netto opnemen. Voorwaarden zijn dat de werknemer op 1 januari 2011 bij u in dienst was en dat hij niet deelneemt aan de levensloopregeling.

Let op

Heeft u werknemers die hun spaarloon gebruiken om een lijfrentepolis te betalen? Dan moeten zij deze polis vanaf 2012 betalen vanuit hun nettoloon. Het vervallen van de spaarloonregeling leidt in hun geval dus tot een lager nettoloon.

Levensloopregeling

De levensloopregeling vervalt per 1 januari 2012. Daarvoor in de plaats doet in 2013 de vitaliteitsregeling haar intree. Er is een beperkte overgangsregeling. Werknemers die op 31 december 2011 een levenslooptegoed heeft van € 3.000 of meer, mag de levensloopregeling voortzetten. Er wordt echter vanaf volgend jaar geen levensloopverlofkorting meer opgebouwd. Het voordeel van de levensloopregeling is de grotere opbouwmogelijkheid: onder de vitaliteitsregeling kan opbouw plaatsvinden tot maximaal € 20.000, onder de levensloopregeling is dit mogelijk tot 210 procent van het jaarloon. Daar staat onder meer tegenover dat de vitaliteitsregeling flexibeler opnamemogelijkheden heeft.

WGA-beschikking

Bent u publiekrechtelijk verzekerd? U ontvangt dan binnenkort uw beschikking gedifferentieerde premie WGA. Omdat er weleens fouten (bijvoorbeeld in zitten, is het belangrijk de beschikking te controleren. De premie voor 2012 is gebaseerd op de WGA/WAO-uitkeringen van 2010 met een eerste uitkeringsdag in de periode van 2006/2010.

Tips

• Controleer of de sectorindeling (nog) juist is.
• Raadpleeg de Belastingdienst voor het opvragen van de uitkeringsgegevens; het komt regelmatig voor dat per abuis een WAO- of WGA-uitkering bij uw bedrijf in rekening wordt gebracht. Check:
  • de bedragen op de WGA-beschikking die u ontvangt;
  • de IVA;
  • of de beschikking overeenkomt met de beschikkingen die u van de werknemers heeft.
  • of werknemers dubbel op de beschikking staan; en
  • of werknemers die een IVA-uitkering krijgen als WGA op uw beschikking staan.
• Vraag jaarlijks een specificatie aan; u krijgt dan beter inzicht in de berekening van uw premie. Teken ieder jaar bezwaar aan; u laat dan Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) uw beschikking nakijken. En mochten deze acties te lang duren; dien dan een klacht in om het proces te versnellen. Zo houdt u grip op uw beschikking.

Let op

Als u onjuistheden in de beschikking ontdekt, moet u binnen zes weken bezwaar aantekenen.