HRpraktijk

Wat behelst Employee Self Service (ESS) allemaal?

In principe houdt ESS in dat iedere werknemer binnen de organisatie bepaalde handelingen zelf kan verrichten, waarmee dubbel werk of omslachtige procedures komen te vervallen. Voorbeelden daarvan kunnen zijn:

• aanvragen van verlof
• overzicht houden op verlofsaldo
• doorgeven van declaraties
• het up-to-date houden van persoonsgegevens
• ziek- en beter melden
• aanvragen bijzonder verzuim
• eigen arbeidsvoorwaarden samenstellen, bijvoorbeeld bij werknemers met flexibele arbeidsvoorwaarden
• inzage in eigen personeelsdossier
• aanvragen functioneringsgesprekken
• aanvragen scholingstrajecten
• het stellen van algemene vragen aan de HR-afdeling

Haken en ogen

De NVP(Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling) onderzocht medio 2005 onder haar leden de valkuilen van e-HRM en kwam tot onderstaande  bevindingen. De belangrijkste waarschuwingen uit dat onderzoek blijken nog steeds actueel, namelijk:

• Het onderschatten van de complexiteit;
• Te weinig communiceren naar de organisatie;
• Te weinig sturen op betrokkenheid van de medewerkers;
• HR-medewerkers zijn geen workflow-deskundigen en hebben daardoor moeite de consequenties te overzien;
• Managers en bestuurders daarentegen zien e-HRM als Haarlemmerolie, maar kennen de complexiteit niet van ICT.

Zo vermijdt u de valkuilen

1. Voer gecompliceerde veranderingen in fasen in en geef iedere fase tijd ‘uit te zieken’.

2. Geef niet meteen iedereen digitale toegang, begin met sleutelfiguren.

3. Train mensen in het gebruik van ESS.

4. Houd rekening met uitloop van de implementatieperiode.

5. Schaf de andere, traditionelere informatiestromen af, anders komt de bereidheid om met ESS te werken niet of slecht op gang.