Identificatieplicht nieuwe medewerker

De Wet op de identificatieplicht verplicht de werkgever de identiteit van de werknemer bij aanvang van het dienstverband vast te stellen. Dit geldt ook voor vakantiekrachten en stagiair(e)s. Werknemers moeten hieraan meewerken door een voor dit doel geldig identiteitsbewijs te tonen en de werkgever de gelegenheid te geven hun geldige identiteitsbewijs te kopiëren; een afschrift van een dergelijk bewijs is dus niet voldoende. Deze kopie wordt bij de loonadministratie bewaard.

Originele documenten voor vaststelling identiteit

De identiteit dient de werkgever aan de hand van een van de volgende originele documenten vast te stellen:

• Nederlands paspoort;
• Nederlandse identiteitskaart;
• gemeentelijke identiteitskaart;
• nationaal paspoort en identiteitsbewijs van een land binnen de Europese Economische Ruimte (EER);
• (elektronisch) W-document (een persoonsgebonden identiteitsdocument dat wordt verstrekt als registratiekaart aan een vreemdeling die in Nederland asiel heeft aangevraagd [asielzoeker]);
• verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I tot en met IV of de Europese Unie/Europese economische ruimte (EU/EER);
• nationaal paspoort van een land buiten de EER met een door de Vreemdelingendienst aangetekende vergunning tot verblijf (aanmeldsticker);
• vluchtelingenpaspoort;
• vreemdelingenpaspoort;
• diplomatiek paspoort;
• dienstpaspoort.

Geldigheid identiteitsbewijs controleren

Een groot aantal rechters heeft zich gebogen over de vraag wanneer een werkgever verantwoordelijk kan worden gehouden een kopie van een vals identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren. Zij concludeerden dat de werkgever bij in het oog springende afwijkingen moet onderkennen dat het een vals of vervalst exemplaar is. Van in het oogspringende afwijkingen is sprake als het document voor iedereen kenbaar vals is, zoals scheve pasfoto's. Bij het ontbreken van een kopie van het identiteitsbewijs of indien het identiteitsbewijs duidelijk vals of vervalst is, is het anoniementarief van 52% van toepassing.

Drie te hanteren vuistregels bij controle identiteitsbewijs:

1. Controleer altijd originele identiteitsdocumenten, accepteer nooit kopieën. Maak zelf een kopie of scan ten behoeve van uw administratie en vraag daarbij altijd om toestemming aan de houder van het document.
2. Volg altijd dezelfde werkwijze van controleren en let op details.
3. Controleer altijd op meerdere echtheidskenmerken.

Waarop controleren?

1. Vergelijk de foto op het document goed met degene die het document aan u geeft. Let daarbij op de afstandverhoudingen tussen ogen, oren, lippen en kin en niet op bijvoorbeeld de lengte en kleur van het haar.
2. Vraag de leeftijd van de persoon en vergelijk dat met de geboortedatum op het document.
3. Controleer de geldigheidsduur van het document.
4. Controleer het document op beschadigingen, insnijdingen en lijmresten.
5. Controleer het aantal pagina's, de volgorde en de nummering. Alle pagina's moeten doorlopend genummerd zijn; op alle pagina's moet hetzelfde documentnummer staan.
6. Houd het document tegen het licht en controleer het watermerk.
7. Houd het document onder een UV-lamp. Echte documenten blijven donker onder UV-licht, het watermerk mag nooit zichtbaar worden onder UV-licht.
8. Alle Nederlandse documenten van kunststof hebben een tweede foto, die aangebracht is in gaatjes. Houd het document tegen het licht en controleer of dit dezelfde foto is als die op het document staat afgebeeld (dit geldt ook het nieuwe rijbewijs creditcardmodel en het kunststof verblijfsdocument voor vreemdelingen).
9. De tweede foto bij deze kunststof documenten wordt zichtbaar als een lichte vlek onder de UV-lamp.
10. Bij deze kunststof documenten wordt ook bij kantelen een hologram (kinegram) zichtbaar die gedeeltelijk over de foto loopt.

Moment van geldigheid identiteitsbewijs

Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van indiensttreding. Wanneer de werknemer blijft werken na de vervaldatum van het identiteitsbewijs waarvan een afschrift in de loonadministratie is opgenomen, hoeft de werkgever geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs te maken. Het gaat immers om een geldig identiteitsdocument op het moment van indiensttreding. Indien uit de kopie blijkt dat het identiteitsbewijs op het moment van de aanvang van de werkzaamheden niet geldig was, is het anoniementarief eveneens van toepassing.

Kopie identiteitsbewijs minimaal vijf jaar bewaren

De werkgever moet de kopie van het identiteitsbewijs minimaal vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij de loonadministratie bewaren. Onder omstandigheden kan het zinvol zijn om deze gegevens langer te bewaren. Zeker indien er procedures komen, kan de aanwezigheid van deze gegevens nuttig zijn. Te denken valt bijvoorbeeld aan een beroepsprocedure naar aanleiding van een looncontrole door de belastingdienst.

Iemand uit Nederland of één van de landen van de Europese Economische Ruimte (EER) kan in principe in Nederland legaal werkzaamheden verrichten. Voor deze landen geldt namelijk vrij verkeer van werknemers. Ook een vreemdeling met een geldig verblijfsdocument waarin de aantekening 'Arbeid is vrij toegestaan' staat, kan legaal in Nederland werkzaamheden verrichten.

Lees ook het artikel Benodigde gegevens van de werknemer.

In principe moet de werkgever een nieuwe werknemer altijd identificeren. Wanneer een werknemer binnen een samenwerkende groep inhoudingsplichtigen van werkgever verandert, hoeft de nieuwe werkgever echter niet opnieuw de identiteit van de werkgever vast te stellen. Dit kan de nieuwe werkgever slechts achterwege laten, indien de oude werkgever de identiteit van deze werknemer destijds correct heeft vastgesteld.

Geldig identiteitsbewijs op werkplek

Op de werkplek moet iedereen op elk moment een geldig en origineel identiteitsbewijs kunnen tonen. Dat kan een identificatiebewijs zijn. Werknemers uit Nederland en de EU/EER kunnen ook het rijbewijs tonen. De werkgever moet zijn werknemers op deze plicht wijzen. Inden er een controle plaatsvindt, bijvoorbeeld door de belastingdienst of Arbeidsinspectie, moet de werkgever de werknemers de gelegenheid bieden om aan deze plicht te voldoen.

Op Nederlandse identiteitsbewijzen staat het BSN of sofinummer vermeld. De werkgever vraagt nieuwe werknemers om dit nummer. Naast een controle of dit opgegeven nummer klopt met hetgeen op gemeld identiteitsbewijs staat, kan via het loonprogramma vaak ook een controle op de bestaanbaarheid van het nummer plaatsvinden. Een dergelijke controle is echter nog geen identiteitscontrole. Daarvoor geldt wat in de bovengemelde stappen is beschreven. Uit het wetsvoorstel Versterking fiscale rechtshandhaving blijkt dat de wetgever het anoniementarief ook van toepassing wil laten zijn als het BSN of sofinummer niet in de loonadministratie is opgenomen. Indien het BSN/sofinummer later nog bekend wordt bij de werkgever, moeten de afgedragen premies werknemersverzekeringen worden gecorrigeerd. Dit geldt niet voor te veel ingehouden en afgedragen loonbelasting/premieheffing volksverzekeringen. Deze kan de werknemer door middel van zijn aangifte inkomstenbelasting terugvorderen. Om het onnodig indienen van correctieberichten te voorkomen, adviseren wij in een zo vroeg mogelijk stadium ook het BSN of sofinummer van de in dienst tredende werknemer voorhanden te hebben.

04KP=0577