Verzuimcultuur

Arbeidsverzuim

Arbeidsverzuim is een breed begrip. Het betekent dat uw medewerkers hun werk niet uitvoeren. Het is belangrijk om te weten met welke vorm van arbeidsverzuim u te maken hebt. Het kan gaan om wit, grijs of zwart verzuim en om interne en extern verzuim. Elke verzuimvorm vraagt om een eigen aanpak. Tegelijkertijd is het van belang om de zaken te bezien vanuit twee perspectieven: enerzijds van de werknemer die verzuimt (wit, grijs of zwart), anderzijds vanuit de werkgever die verzaakt om onterecht verzuim te corrigeren.

Wit, grijs en zwart verzuim

• Wit verzuim
  Bij de medewerker is objectief vast te stellen dat hij/zij niet in staat is te werken ten gevolge van ziekte of een gebrek. De medewerker heeft klachten die dusdanig van aard zijn dat deze het uitvoeren van de eigen bedongen arbeid of andere werkzaamheden verhinderen.
• Grijs verzuim
  De medewerker heeft reële klachten, het is echter niet of lastig vast te stellen of de medewerker wel of niet zijn dagelijkse of andere werkzaamheden kan uitvoeren. Ook als de medewerker wel werkzaamheden kán uitvoeren maar hem geen passend werk wordt aangeboden, is er sprake van grijs verzuim, of misschien nog beter: 'betaald verlof'.
• Zwart verzuim
  Bij de medewerker is geenszins vastgesteld dat deze niet in staat is zijn of haar dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. De medewerker doet een beroep op arbeidsverzuim met loondoorbetaling terwijl hij daar geen recht op heeft en hij krijgt dat ook nog van zijn leidinggevende.

Verdeling van wit, grijs en zwart verzuim in Nederland

Extern en intern arbeidsverzuim

Er wordt onderscheid gemaakt tussen intern en extern arbeidsverzuim om aan te geven dat verzuim vaak verder strekt dan alleen ziekteverzuim. Het geeft ook aan dat de cultuur binnen een bedrijf een belangrijke rol speelt. Als het binnen een organisatie acceptabel is dat medewerkers bijvoorbeeld op vrijdag al om half vier met de vrijdagmiddagborrel beginnen, terwijl men normaal gesproken tot vijf uur werkt, zal men misschien ook niet zo gek opkijken wanneer medewerkers zich af en toe een dagje ziek melden met een 'griepje'. Dit hoeft niet goed of fout te zijn! Die wekelijkse borrel kan zeer productief blijken. En baaldagen toestaan hoeft ook niet per se negatief te zijn, alleen: doet u dit bewust en zo ja, bij iedereen? Of hebt u het niet in de gaten of 'erger nog': u weet het donders goed maar u en/of de leidinggevenden kunnen hiermee niet omgaan. De gênedrempel om dit te bespreken is nogal hoog.

Extern arbeidsverzuim

Extern arbeidsverzuim betekent dat de medewerker gedurende de werktijd niet op zijn werkplek is, bijvoorbeeld door:

• reistijd;
• werkbezoeken;
• ziek melden en de erop volgende periode van arbeidsongeschiktheid;
• bezoek aan tandarts, dokter, specialist, et cetera.

Zaken als werkbezoek en bezoek aan een arts kunnen steeds vaker in de avonduren of op de vrije dag worden gedaan. En als het al in de baas zijn tijd gebeurt, kan men vragen om het aan het begin van de ochtend of aan het eind van de middag te plannen. In het ergste geval kan het door medewerkers worden misbruikt door ondertussen ook nog even een privéboodschap te doen of langer dan strikt noodzakelijk weg te blijven. Ook dit is zwart verzuim.

Intern arbeidsverzuim

Bij intern arbeidsverzuim is de medewerker wel op zijn werkplek, maar werkt niet, bijvoorbeeld door:

• wachttijden in het productieproces;
• deurklinkgesprekken;
• dagdromen;
• persoonlijke studie doen in bedrijfstijd;
• rookpauzes;
• koffie halen;
• rondhangen bij de koffieautomaat;
• dwalen op internet, privé mailen, privé gsm-gesprekken voeren.

Niet al deze vormen van intern verzuim zijn negatief of ongewenst: het even kunnen kletsen bij de koffie kan net die broodnodige dagelijkse ontspanning bieden. En die opleiding wordt als het goed is niet puur voor de lol gevolgd en die deurklinkgesprekken kunnen wel degelijk het werk ten goede komen doordat mensen onder meer hierdoor beter (leren) samenwerken.

Verzuimtolerantie

Hoe bedrijven omgaan met intern arbeidsverzuim zegt iets over de cultuur van een bedrijf. Werken de omgangsvormen en de informele regels het verzuim in de hand of slaagt u er juist in een ziekmakende sfeer om te buigen tot een positieve, waarbij problemen worden aangekaart in de sfeer van 'Oké, en wat doen we eraan?'

Er zijn bedrijven met een extreem lage tolerantie ten opzichte van verzuim (nog eerder doodwerken dan ziek melden) en er zijn bedrijven met een hoge verzuimtolerantie. Als de groepsnorm bijvoorbeeld heel tolerant en begripvol ten aanzien van elkaars (privé)problemen is en 'zorg eerst goed voor jezelf' staat voorop, dan kán men elkaar bij wijze van spreken naar huis praten. Andersom zou u sterke groepsbanden juist ten voordele willen gebruiken: bevorder dat collega's elkaar juist steunen in het aan het werk blijven en afhaken minder snel accepteren.

Openheid en vertrouwen spelen ook een grote rol. Wordt het geaccepteerd dat men af en toe een dagje ziek is of is er juist angst om zich ziek te melden? Angst en wantrouwen maken de verzuimdrempel té hoog, waardoor er uiteindelijk een hoge verzuimnoodzaak kan ontstaan. Mensen die eigenlijk ziek zijn, werken dan langer door met als gevolg dat zij misschien langer uitvallen dan noodzakelijk.

Situationele verzuimbegeleiding

Het is goed om per situatie te bekijken welke verzuimbegeleiding het doeltreffendst is.

[Bekijk grotere afbeelding in apart venster]

Verzuimcases situationeel verzuimmanagement

U vindt hier vijf concrete verzuimcases met suggesties voor een adequate reactie bij iedere casus.

1. De heer Knervel wil telefonisch ziekteverlof aanvragen. Zijn vader ligt op sterven en hij wil de laatste dagen bij hem zijn. Hij heeft aangegeven dat zijn hoofd op dit moment absoluut niet naar werken staat. De heer Knervel is een goede en betrouwbare medewerker met eigen verantwoordelijkheid.
   Reactie: zegt u de heer Knervel dat het toch zo druk is op de zaak en dat het nu wel erg slecht uitkomt? Dan loopt u een grote kans dat hij zich onterecht ziek meldt en een deuk in zijn motivatie voor uw bedrijf oploopt.
   U kunt de heer Knervel ook vragen of hij zelf een voorstel heeft om dit 'probleem' op te lossen. Misschien wil hij een aantal vakantiedagen opnemen. U kunt ook een afgesproken aantal dagen 'betaald verlof' verlenen. Het gaat hem er immers om deze dagen bij zijn vader te zijn. Hij zal dit zien als een geste van uw kant, is gemotiveerd om zo snel mogelijk terug te keren en vraagt niet onterecht ziekteverlof aan. Er lijkt immers geen sprake te zijn van ziekte of gebrek. Voor u is de situatie overzichtelijk en vooral beheersbaar.
2. Henk is accountmanager en heeft vorige week gehoord dat hij gepasseerd is voor een interne promotie, namelijk voor de functie van senior accountmanager. Dit is al twee keer gebeurd. Telkens werd de vacature ingevuld door iemand van buiten. Henk is hierover zo teleurgesteld dat hij zich bijzonder bot opstelt naar zijn collega's. Eén van de collega's spreekt hem hierop aan en er volgt een harde woordenwisseling. Henk meldt zich de volgende dag ziek met als reden dat hij gepest wordt op het werk.
   Reactie: van Henk weet u waarom hij zich ziek meldt: desillusie!
   U kunt reageren door een spoedcontrole te laten verrichten; hij is immers niet ziek! U kunt zich ook afvragen hoe Henk weer te motiveren is. Gesprekken van uw zijde over zijn verwachtingen, wensen ten aanzien van loopbaan en het bieden van eventuele hulp (coaching en loopbaanbegeleiding) zal hij ervaren als serieuze aandacht van uw kant. In ieder geval zult u met Henk het gesprek moeten aangaan over de achtergronden van zijn 'ziekmelding' en hem moeten confronteren met de consequenties van zijn gedrag. Delegeer deze verantwoordelijkheid niet aan de bedrijfsarts, maar neem zelf het initiatief.
3. Geert is leidinggevende van zes medewerkers die iedere ochtend voordat ze aan het werk gaan, eerst uitgebreid met elkaar de toestand in de wereld bespreken. Hij spreekt de mensen vriendelijk doch dringend op dit interne verzuim aan en vraagt hen om met ingang van morgen gewoon op tijd met het werk te beginnen. Men zegt niets maar de gezichten spreken boekdelen. De volgende ochtend melden twee medewerkers zich ziek met griepklachten.
   Reactie: de interventie van Geert heeft een ongewenst effect op het gedrag van zijn medewerkers; hij heeft de situatie niet goed ingeschat. Wellicht ontbeert hij zelfs de vaardigheden en het gezag. De vraag rijst wat dit doet met Geert en hoe hij zich onder deze situatie voelt.
   U kunt als leidinggevende van Geert de medewerkers van Geert stuk voor stuk bij u op het matje roepen en ze een reprimande geven. Hiermee maakt u duidelijk dat Geert geen rol speelt. De volgende dag zal de situatie niet of nauwelijks verbeterd zijn; Geert blijft onvoldoende in staat de situatie te hanteren. U gaat een gesprek met hem aan als leidinggevende met leidinggevende.
   Ook hier kunnen twee situaties ontstaan: Geert accepteert hulp bij de uitvoering van zijn functie, door bijvoorbeeld persoonlijke coaching. De andere mogelijkheid kan zijn dat Geert een stap gaat maken in de richting van een andere functie. U kunt hem daarbij helpen (loopbaanbegeleiding) en de situatie oplossen zonder dat hij daar gezichtsverlies bij lijdt. Let wel: eenvoudig is dit niet. Van belang zal zijn op welke wijze Geert motivatie en vaardigheden hanteert om zijn aandeel op te pakken.
4. Anneke heeft zich telefonisch ziek gemeld. Ze is naar het ziekenhuis geweest om haar enkel te laten gipsen, een ongeluk tijdens het volleyballen. Ze geeft aan niet te kunnen staan want ze moet met haar voet omhoog zitten en geeft aan daardoor voorlopig geen training te kunnen geven.
   Reactie: bij Anneke vraagt u zich natuurlijk af waarom zij haar werk niet zittend zou kunnen doen. Hierbij spelen enkele vragen een rol die u met haar moet bespreken. Ziet Anneke werkelijk geen mogelijkheid haar trainingen zittend te geven? Met andere woorden, zijn er objectief vaststelbare redenen waarom dit niet kan? U kunt haar helpen te zoeken naar alternatieven: taxivervoer, een comfortabele stoel, enzovoort. Of wil Anneke geen oplossingen zien? Met andere woorden, zijn er achterliggende invloeden waardoor Anneke het wel 'even best vindt' om thuis te zijn? Vraagt u Anneke om als werknemer ook mee te zoeken naar de beste oplossing van dit probleem? En weet zij dat dit van haar gevraagd kan worden? Uw aandacht en het uiterste van uw activeringsvaardigheden zijn hier vereist!
5. Huub is recent gescheiden. Alle medewerkers weten dat hij mede naar aanleiding van die scheiding naast psychische klachten ook financiële problemen heeft. Hij voelt zich opgejaagd en ziet het even niet meer zitten. Deze ochtend meldt hij zich voor de derde keer in twee maanden ziek.
   Huub is niet ziek; er zijn redenen voor Huub om te verzuimen. Zijn situatie kennend weet u dat de spanning veroorzaakt door de scheiding en de financiële problemen niet te hanteren is. Dit is een interessant geval: aan de ene kant voelt u zich geen hulpverlener; de situatie is zuiver privé. Aan de andere kant hebt u 'last' van Huub, juist door zijn privésituatie.
   Reactie: u kunt begrip tonen voor zijn situatie en voor het feit dat hij even tijd nodig heeft om een en ander op de rails te krijgen. Een afspraak om hem twee dagen vakantieverlof te geven om na te denken en hulp te organiseren is een suggestie. U laat Huub daarna weer op kantoor komen: thuiszitten, weet u, zal de zaak niet bespoedigen. Tevens kunt u nagaan wat hij ondernomen heeft. Let op: Huub staat natuurlijk niet als ziek te boek in uw administratie: u regelt zelf iets met verlof! Hier geldt dat verzuim gedrag is en dus een keuze.

03GB=0024