HRpraktijk
Kennisbank Gezondheidsbeleid
|
|
|||||||||||||||||||||
Actuele rapporten
|
Preventie: communicatie en strategie Geschreven door: drs. Tamara Raaijmakers* X drs. Tamara Raaijmakers Hoe krijgt én houdt de preventiemedewerker gezondheidsmanagement op de agenda? En hoe zorgt hij voor een goede relatie met de werkgever, collega's en externe ondersteuners? Om een preventie- en gezondheidsbeleid van de grond te krijgen, is heldere communicatie nodig. Dat vraagt om een doordachte strategie. In dit artikel leest u niet alleen hoe, maar vindt u veel praktische voorbeelden, schema's en checklists. Enkele bekende communicatiemodellen helpen u een communicatiestrategie vast te stellen, gericht op de informatiebehoefte van uw doelgroepen. Zo krijgt u aandacht voor gezondheidsbeleid in de hele organisatie. In dit artikel:
Trefwoorden bij dit artikel: preventie gezondheid, preventie, ondernemingsraad, personeel motiveren, motiveren, preventiemedewerker, Gezondheidsbeleid. Preventie: communicatie en strategie Verwachtingen en valkuilen De Arbowet verplicht organisaties tot voorlichting over gezond en veilig werk. Valkuil is direct tot actie overgaan en denken dat een (arbo)campagne is geboren. Dit is iets concreets, iedereen is blij, 'we doen aan arbo'! Dat is vrijwel nooit effectief en heeft nauwelijks impact. Welke valkuilen komt de preventiemedewerker tegen bij een arbocampagne?
Er bestaan hardnekkige misverstanden en te hoge verwachtingen rond voorlichting over gezondheid en veiligheid op de werkplek. 'Voorlichting' wordt (nog) vaak te laat en te geïsoleerd van het overkoepelende P&O- en strategische beleid ingezet. Voorlichting drukt uit dat sommigen (de werknemers) als het ware 'ontwetend' zijn en dat anderen (staf, management) hen met de beste bedoelingen op een specifiek moment 'wetend' zullen maken in de hoop dat de gewenste acceptatie en het bedoelde veiligere en gezonde gedrag dan als vanzelf zullen volgen… De preventiemedewerker is zelf uiteraard overtuigd van het nut van en de noodzaak tot aandacht voor gezondheid en veiligheid. Anderen zijn dat allerminst en wijzen alles wat 'met arbo te maken heeft' juist af. Dit leidt helaas vaak tot een opgestoken (arbo)vinger waarop eigenlijk niemand zit te wachten. De goedbedoelende preventiemedewerker voelt zich als Don Quichot: hij wordt beleefd getolereerd maar sorteert weinig effect. Méér impact kan hij bereiken door essentiële valkuilen vanaf dag één onder ogen te zien, zich enkele gewetensvragen te stellen en dilemma's níet uit de weg te gaan. Wat zijn relevante randvoorwaarden voor succesvolle communicatie over preventie en uitval? En hoe kan de preventiemedewerker die als aanjager positief beïnvloeden? (Meer informatie over het werk van de preventiemedewerker leest u in het artikel Preventiemedewerker.)
Randvoorwaarden succesvolle communicatie
Gezondheidswinst Voor een effectief gezondheidsbeleid moet 'gezondheid' hoog op de agenda staan en blijven. Winstpunten hiervan zijn:
Deze voordelen blijken ook uit het SER-rapport 'Een kwestie van gezond verstand: breed preventiebeleid binnen arbeidsorganisaties' (2009). Gezondheid op agenda Hoe krijgt de preventiemedewerker deze argumenten en winstpunten scherp en compact aan de oppervlakte en daarmee gezondheid op de agenda?
Visie, ambitie en voorbeeldgedrag Zonder werkelijk commitment van de leiding, heeft het geen zin aandacht te vragen voor veilig en gezond gedrag. Als er geen motivatie en geen visie zijn om de organisatie blijvend gezond te krijgen voor wie er werkt, vergeet het dan maar. Dan heeft het gezondheidsbeleid geen draagvlak en heeft het geen zin (gezondheids)campagnes op te zetten. Wat is er nodig? Motivatie en inspiratie vanuit 'de top'. En dan niet 'omdat de Arbowet het verplicht om …' Dat is geen motivatie. Wie vanuit dat perspectief gezondheidsbeleid gaat voeren, mag niet veel enthousiasme verwachten. Waar een organisatie gemeend streeft naar een gezonde en veilige werkomgeving, bestaat een basis voor succes. Dat daarbij en passant wordt voldaan aan wettelijke plichten, is dan mooi meegenomen. Commitment en urgentie Zonder commitment van het (top)management aan de 'goede zaak' komt geen enkel project van de grond. Leidinggevenden kunnen namelijk aansturen, de preventiemedewerker kan 'slechts' aanjagen door te adviseren en te beïnvloeden. Dit vult elkaar aan. Naast commitment moet ook het gevoel van urgentie voldoende aanwezig zijn in de organisatie. De sleutelfiguren onder managers én medewerkers moeten doordrongen zijn van het belang van de inspanningen, waarom die noodzakelijk zijn en waarom het nodig is om juist nú te handelen! Zelfs waar werknemers van goede wil zijn om mee te werken aan preventie en om gezond en veilig te werken (en daaraan ook privé aandacht te besteden), zal deze goede wil volledig verdampen zodra een werkgever of leidinggevende zich (juist) anders opstelt of gedraagt. Goed gezondheidsbeleid is niet het persoonlijke belang van de preventiemedewerker, maar van de hele organisatie. Draagvlak door transparantie Hoe wordt het gezondheidsbeleid geaccepteerd? Antwoord op de volgende vragen creëert openheid:
Communiceren! Zodra preventiemedewerker en management de motivatie en gekozen doelen uitdragen, wordt er gecommuniceerd. Wie helder informeert en uitnodigt tot discussie, mag een veel groter draagvlak verwachten dan wanneer het gezondheidsbeleid wordt 'afgeregeld' tussen staf en directie. Met gezondheidsbeleid bepaalde doelen bereiken, kan alleen door communiceren. Die communicatie is een zó logisch onderdeel van zowel het stellen als het realiseren van die doelen, dat 'communicatie' eigenlijk niet eens apart benoemd en apart ingezet hoeft te worden. Helaas is de praktijk weerbarstiger en is er eerder sprake van praten over dan mét medewerkers. Opdrachtgever Wie is de opdrachtgever achter het gezondheidsbeleid en daarmee ook van de communicatie die daar logisch onderdeel van is? Vaak wordt iemand in een staffunctie (P&O of preventiemedewerker) tot probleemeigenaar gebombardeerd met de opdracht: 'Ontwerp het gezondheidsbeleid, presenteer dat aan de directie en voer het liefst zo veel mogelijk zelf uit.' Valkuilen voor de preventiemedewerker De preventiemedewerker blijft actueel op de hoogte van alle arboregelgeving en relevante arbothematiek voor de eigen organisatie. En met de beste bedoelingen wordt dan het gezondheidsbeleid uitgewerkt. Maar hij komt met een gekleurd – door eenzijdige informatie vanuit de arbowereld – ambitieus, verreikend gezondheidsbeleid. De directie schrapt hoogstens enkele geplande posten en tempert de te hoog gestelde doelen maar gaat verder al snel akkoord: 'Ga maar implementeren.' De preventiemedewerker werkt vaak geïsoleerd. Na implementatie is zijn frustratie groot: hij voelt zich de roepende in de woestijn: collega's zien hem als de arbojehova, de arbodominee of de arbopolitie. Hij wordt welwillend getolereerd maar ook drammerig gevonden. Men hoort hem aan, maar achter zijn rug... Hij heeft bitter weinig impact! Dit schrikbeeld komt voor in bedrijven waar de preventiemedewerker of P&O wordt gezien als een big brother en verzuchtingen als 'Dat mag niet van de arbo' over zich afroept. De directie dekt zich in en kan altijd zeggen: 'Maar wij doen toch aan arbo?' En als het niet werkt, ligt het aan degene bij wie de directie het gezondheidsbeleid heeft afgekocht. Belangrijk is dat het gezondheidsbeleid blijft waar het hoort: op de schouders van directie en leidinggevenden. De preventiemedewerker adviseert, maakt het verzuim en de risico's in de organisatie inzichtelijk (en overlegt daarover bijvoorbeeld met de bedrijfsarts), maar waakt ervoor zelf te handelen bij individuele verzuimcases. Dat is toch echt de taak van de leidinggevenden. De preventiemedewerker bewaakt dat het kiezen en stellen van de uiteindelijke doelen en maatregelen door de directie blijft geschieden. Hij creëert als het ware een eigen opdrachtgever (als die er nog niet was). Daardoor wordt duidelijk aan wie de preventiemedewerker verantwoording aflegt en wie kan bijsturen.
Prioriteiten Antwoorden op de volgende vragen van de stafmedewerker houden de focus op de juiste prioriteiten:
Het krachtenveld in kaart Het kan enorm helpen in kaart te hebben hoe het krachtenveld rond gezondheidsmanagement eruitziet. Wat zijn ieders belangen? Zijn er tegenstanders en zo ja, wie van hen zijn te winnen voor de zaak? Breng de vertrekpositie in kaart met bijvoorbeeld het schema 'Vertrekpositie'. (Bron: Bewerkte overname uit Lopend Vuur, inspiratie voor effectieve AVR-communicatie, Sectorfondsen Zorg en Welzijn, 2004.) Schema 'Vertrekpositie'
(AVR staat voor arbo, verzuim en re-integratie.) Een groter draagvlak Relaties met anderen zijn belangrijk, net als uw taak om zo veel mogelijk neuzen dezelfde kant op te laten wijzen. Hoe kunt u mensen overtuigen of laten meebewegen? Typen interventies die u kunt gebruiken, zijn:
Overtuigen Hoe overtuigt de preventiemedewerker anderen?
Een overtuigend communicerende preventiemedewerker die actief werkt aan draagvlak, die duidelijk heeft gemaakt wie zijn opdrachtgever is en daarmee onder meer vermijdt zelf probleemhouder te worden, is de sleutel tot het bereiken van effect. Preventiemedewerkers die het zó voor elkaar hebben, zullen merken dat de aandacht voor veilig en gezond werken er vanzelf zit ingebakken. De noodzaak tot aparte, kortdurende (gezondheids)campagnes vervalt daarmee. Het gezondheidsbeleid is normaal onderdeel van de bedrijfsvoering geworden. Term 'arbo' vermijden Vermijd de term 'arbo' in campagnes rond preventie en re-integratie. Ook 'veiligheid, gezondheid en welzijn' leidt niet tot enthousiasme. In Nederland leeft een diepgewortelde afkeer tegen alles wat 'met arbo te maken heeft'. Studies laten zien dat arboregelgeving en 'arbopolitie' door zowel ondernemers als werknemers negatief en zeurderig worden gevonden. De grondhouding tegenover arbo, veiligheid, gezondheidsbevordering en dergelijke is negatief. Bemoeizucht, onuitvoerbare regels en bureaucratie zijn de spontaan meest gegeven associaties. Houd hier dus rekening mee anders wordt er niet geluisterd. Het is de kunst om andere begrippen centraal te stellen (ook in mondelinge communicatie!) en vooral steeds de eenvoud en voordelen van het invoeren van het gezondheidsbeleid te benadrukken (voor zover dit is waar te maken!). De preventiemedewerker krijgt een geloofwaardiger startpositie als hij begrip toont voor wat wordt beleefd als onhaalbare of tegenstrijdige (arbo)regels. Trek liever de aandacht van het management met de financiële pluspunten door gezondheidsbeleid. Overtuig ondernemingsraad Werknemersvertegenwoordigers, zoals de ondernemingsraad, staan meestal positief tegenover preventie. Zodra het gaat over de eigen verantwoordelijkheid van iedere medewerknemer om zélf mede te zorgen voor snelle werkhervatting, kan de OR juist weerstand bieden. De preventiemedewerker moet de OR dan helpen inzien dat 'werkhervatting' niet langer een eenzijdig door de werkgever af te dwingen 'straf' is. De preventiemedewerker kan inspringen op de latente behoefte aan meer informatie over gezondheid en veiligheid bij werknemers. Een uitzondering is de OR. OR-leden gaan wel actief op zoek naar informatie. OR-leden hebben vooral behoefte aan informatie die hen helpt bij het aankaarten van verbeteringen en misstanden zonder in conflict te (hoeven) komen met de directie.
Succesvolle communicatie Succesvolle communicatie sluit aan bij de risicoperceptie van de medewerkers en de managementondersteuning van leidinggevenden. Trek aandacht, wek interesse op en bereid daarmee de weg voor naar gedragsverandering. Bent u nog niet op de hoogte van de beleefde risico's of vragen waarmee medewerkers en leidinggevenden worstelen? Leg dan eerst uw oor te luisteren (werkoverleg, managementoverleg, OR en dergelijke)! Een preventiemedewerker die bij werkoverleg(gen) aanwezig is, heeft een kans gezondheid luchtig op de agenda te krijgen. Door in kleine groepen te praten over 'wat maakt ziek, wat helpt om niet ziek te worden' ontstaan al kleine verbeteracties en worden onuitgesproken ergernissen ineens beetgepakt. Strategie voor gedragsverandering Communicatiedeskundigen zijn het over één ding eens: gedragsverandering is de grootste uitdaging. Mensen zijn weerbarstig en gewoontedieren. Gedrag is eerder te veranderen via de wortel en de stok (belonen en straffen) dan via communicatie. Communicatie via het AIDA-model Het AIDA-model geeft een handvat voor aansluiting op de mate van bereidheid. Gedragsverandering vereist in ieder geval éérst bewustwording. Programmeringsmodel van Egmond Het programmeringsmodel van Egmond stelt communicatiestrategie naast andere instrumenten. Kritiek op het AIDA-model is dat dit communicatie te zeer isoleert, andere gedragsbepalers (determinanten van gedrag) hebben er geen plaats in. Dit terwijl we weten dat het niet zal lukken gedrag te veranderen met communicatie alléén.
Aanvullende eisen Naast communicatie hebt u voor gezondheidsmanagement nog meer nodig:
Trefwoorden bij dit artikel: preventie gezondheid, preventie, ondernemingsraad, personeel motiveren, motiveren, preventiemedewerker, Gezondheidsbeleid.
 Preventie: communicatie en strategie Vraag en antwoord Wat is de definitie van preventie? Een definitie van preventie is: 'Het totaal van maatregelen, zowel binnen als buiten de gezondheidszorg, die tot doel hebben de gezondheid te bewaken en te bevorderen door ziekte en gezondheidsproblemen te voorkomen'. Wat is een omschrijving van preventiebeleid binnen organisaties? Preventiebeleid binnen arbeidsorganisaties is alle bedrijfsbeleid dat bijdraagt aan de gezondheid en daarmee aan duurzame, optimale inzet en grotere productiviteit van werknemers, zoals:
(Bron: SER-rapport 'Een kwestie van gezond verstand: breed preventiebeleid binnen arbeidsorganisaties', 2009.) Waar zit de 'winst' in voor bedrijven als ze investeren in preventie? De 'winst' voor organisaties ziet u in inzetbaarheid, employability en vitaliteit van werknemers. En het daarmee bijdragen aan het duurzaam inzetbaar zijn van mensen. (Bron: SER-rapport 'Een kwestie van gezond verstand: breed preventiebeleid binnen arbeidsorganisaties', 2009.) Hoeveel bedrijven doen iets aan preventie binnen het beleid? Dat is niet eenvoudig te beantwoorden omdat het preventiebeleid er binnen bedrijven anders uit kan zien en ook anders genoemd wordt. Zo zijn er bedrijven waarbij het valt onder de noemer gezondheidsbeleid of gezondheidsmanagement. Andere omschrijven het als employability of duurzame inzetbaarheid. En er zijn organisaties in de gezondheidszorg die het aanbieden van een griepprik of instructies tot handen wassen preventiebeleid noemen. Trefwoorden bij dit artikel: preventie gezondheid, preventie, ondernemingsraad, personeel motiveren, motiveren, preventiemedewerker, Gezondheidsbeleid. Preventie: communicatie en strategie AIDA Toelichting Dit model helpt onderscheid te maken tussen 'aandacht vangen' en 'nieuw gedrag', rekening houdend met weerstand en weerbarstigheid. Het veronderstelt een duidelijke volgorde. Zonder stap 1 (aandacht) wordt nooit stap 4 (actie) bereikt. Het AIDA-model veronderstelt ook dat het funest is een te grote stap te vragen van mensen: van aandacht direct naar actie lukt niet, het opwekken van interesse en bereidheid/verlangen kunt u niet overslaan volgens dit model: succesvolle communicatie vraagt lange doorlooptijd! Dat betekent bijvoorbeeld dat het geen enkele zin heeft mensen te vragen actief mee te werken aan hun eigen re-integratie zolang zij niet weten wat zij zelf kunnen doen en wat hun belang daarbij is. Preventie: communicatie en strategie Het programmeringsmodel van Egmond  Toelichting Het programmeringsmodel van Egmond (bewerkt naar C. Egmond, De kunst van het veranderen, gedrag van groepen, 2003) stelt dat vóórdat een veranderingsproces wordt ingezet, naast het doel ook duidelijk moet zijn welke determinanten een rol spelen in het hele proces. Zolang die niet boven tafel zijn, heeft het nog geen zin in actie te komen in de hoop het gedrag te veranderen. Vragen bij stap 1:
Stap 2 veronderstelt dat er drie hoofdgroepen van determinanten zijn die ons gedrag beïnvloeden:
In stap 3 gaat u na welke instrumenten u nodig hebt om het willen, kunnen en versterken in de gewenste richting te beïnvloeden. |
||||||||||||||||||||
|
|
