Geschreven door: Arnoud Eekhof* X Arnoud Eekhof Arnoud Eekhof is zelfstandig ondernemer (ZZP'er) en voert werkzaamheden uit als interim-HR-manager, trainer en docent (zoals vaardigheidstrainingen, gesprekstechnieken, arbeidsrecht, time- en personeelsmanagement en communicatie). 1
Wist u dat in de eerste weken van de nieuwe baan veel nieuwkomers afhaken? Werkgevers die investeren in zorgvuldige selectie van personeel, moeten ook het belang zien van een goed voorbereide introductieperiode. Voordat een nieuwe werknemer volledig meedraait en niet meer voor verrassingen komt te staan, is de organisatie vaak maanden verder, soms met onzichtbare kosten van dien. Een mislukte introductie van een nieuwe medewerker kost een organisatie veel geld.
In de introductieperiode van de nieuwe werknemer draait alles om de uitvoering. Het is belangrijk van tevoren duidelijk te maken wie welk deel van de introductie tijdens deze periode moet uitvoeren. Het spreekt voor zich dat alle betrokkenen zich hieraan moeten houden. De rol van de personeelsfunctionaris is in deze fase van belang omdat hij de nieuwe medewerker en de direct leidinggevende zal moeten begeleiden bij het invoeren van het introductietraject. De leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid dat, in samenwerking met een eventueel aan te wijzen mentor, de medewerker een goede introductieperiode doormaakt.
Dit artikel voorziet in lijsten die u ondersteuning bieden bij de invulling van de introductieperiode:
Een nieuwe werknemer heeft behoefte aan informatie en begeleiding. U moet, in samenspraak met de leidinggevende van de nieuwe medewerker, een aantal zaken regelen om de nieuwe werknemer op zijn gemak te stellen in de eerste dagen op de nieuwe werkplek.
Introductieperiode – eerste dagen
Voor de nieuwe medewerker is alles nieuw en onbekend. Stuur daarom het personeelsreglement en het recentste nummer van het personeelsblad (indien aanwezig) vlak voor de eerste werkdag naar het huisadres van de nieuwe medewerker. Laat de medewerker overigens voor het personeelsreglement tekenen. Hierin staan immers alle rechten die iedere medewerker heeft en alle plichten waaraan iedere medewerker zich moet houden. Klik hier voor de inhoud van het personeelshandboek.
De eigen leidinggevende is de aangewezen persoon om de nieuwe medewerker te verwelkomen. Als dat onverhoopt niet mogelijk is, is de personeelsverantwoordelijke degene die deze taak op zich neemt.
Voor het eerste gesprek moet de tijd worden genomen. Als de nieuweling het eerste uur kan doorbrengen met zijn eigen leidinggevende, zal men zich sneller thuis voelen. En de chef kan dan ook direct de eerste informatie aan de nieuwe medewerker kwijt.
Zorg dat de nieuwkomer zich welkom voelt. Als u een werkplek inricht, geeft u de nieuwe werknemer het gevoel dat er tijd is vrijgemaakt voor zijn komst.
Als de werknemer met een pc moet werken, zorg dan dat hiervoor de wachtwoorden zijn aangemaakt en dat ook alle benodigde programma's op die pc voor de medewerker beschikbaar zijn. Ook het eigen zakelijke e-mailadres moet zijn geregeld.
Een bos bloemen op het bureau is een aangename verrassing die iemand altijd zal onthouden. Het geeft aan dat de nieuwe werknemer meer dan welkom is.
Vervult de nieuwe medewerker een externe functie, zorg er dan voor dat ook de visitekaartjes op de eerste werkdag aanwezig zijn.
Als de nieuwe medewerker een ambulante functie heeft, zorg er dan voor dat hij over een auto, laptop en mobiele telefoon kan beschikken.
Als u als personeelsverantwoordelijke de nieuwe medewerker hebt begroet, geef hem dan na korte tijd over aan de eigen leidinggevende.
De leidinggevende neemt op de eerste werkdag met de medewerker het inwerkprogramma door en geeft aan wanneer de inwerkperiode is afgelopen.
In dat eerste gesprek moet de medewerker, uitgebreider dan tijdens de sollicitatiegesprekken, worden geïnformeerd over de organisatie en de eigen afdeling. Dat moet compleet, duidelijk en eerlijk worden gedaan.
Omdat mensen maar een beperkte hoeveelheid nieuwe kennis (en namen en gezichten) per tijdseenheid kunnen verwerken, moet alle informatie gedoseerd worden over de eerste dagen.
Zowel door de eigen leidinggevende als door de personeelsverantwoordelijke moet de informatie gestructureerd worden gegeven. Gebruik daarvoor categorieën informatie, zoals formele zaken, regels en gebruiken, procedures en werkwijzen, informatie over personen, enzovoort.
Een organisatieschema waarin namen vermeld staan, is handig. Ontbreken de namen, dan kan de medewerker de namen die van belang zijn zelf bij de verschillende functies noteren.
Breng tijdens het eerste gesprek ook de nieuwe medewerker op de hoogte van personele 'weetjes', zoals een aanstaande verjaardag of een spoedig personeelsuitje. Meld ook gevoelige zaken, zoals een ziektegeval. U behoedt de medewerker daarmee voor het ontdekken van onaangename situaties.
Door de eigen leidinggevende zal de nieuwe medewerker voorgesteld moeten worden aan de directe collega's op de afdeling.
Ruim van tevoren zijn uiteraard door de personeelsverantwoordelijke of de eigen leidinggevende afspraken gemaakt met degenen waarmee kennismakingsgesprekken gevoerd moeten worden. Te denken valt daarbij aan de directeur, de hoofden van afdelingen en de stafmedewerkers waar de nieuwe medewerker in de toekomst veel mee te maken zal krijgen.
Het is verstandig tijdens de inwerkperiode een collega aan te wijzen die de nieuwe medewerker wegwijs kan maken en die als 'vraagbaak' kan fungeren. De leidinggevende of de personeelsverantwoordelijke is immers niet altijd direct bereikbaar.
Wees geduldig en trek geen ongefundeerde, snelle conclusies. De nieuwe medewerker moet de eerste tijd aan veel nieuwe dingen wennen.
Introductieperiode – praktische zaken/materialen
Het is belangrijk dat de nieuwe werknemer zich vanaf het eerste moment thuis voelt. Een eerste vereiste is dat er voor hem een werkplek is ingericht en dat hij de beschikking heeft over de zaken die hij nodig heeft om zijn werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Daarnaast is het belangrijk dat de nodige formaliteiten goed afgewikkeld zijn.
Hoewel het beter is dit voorafgaand aan de indiensttreding in orde te maken, moet de arbeidsovereenkomst op de eerste dag door werkgever en werknemer zijn getekend.
Sleutel(s), toegangspas, code van deur of alarm.
Personeelsreglement voor ontvangst laten tekenen.
Diverse formulieren ten behoeve van:
de belastingdienst;
ziektekosten;
de salarisadministratie;
een kopie van identiteitsbewijs (paspoort of werkvergunning);
de gebruiksovereenkomst laptop, mobiele telefoon, bedrijfsauto.
Bureau of werkplek.
Computer met wachtwoord en e-mailadres.
Eventuele mobiele telefoon.
Eventuele laptop.
Eventuele bedrijfsauto.
Eventueel gereedschap.
Namenlijst collega's/organisatieschema.
Visitekaartjes bij een externe functie.
Introductieperiode – niet vergeten
Denk ook aan de volgende zaken:
de (mobiele) telefoon:
handleiding voor het gebruik;
huisregels voor opnemen en doorverbinden.
wanneer en waar er koffie, thee is, hoe laat en waar wordt er geluncht, waar mag worden gerookt en wanneer;
De door (*) u/jou ondertekende arbeidsovereenkomst hebben wij ontvangen, waarvoor wij (*) u/je danken. Wij verheugen ons dan ook op (*) uw/jouw komst. Wij hebben er alle vertrouwen in dat wij kunnen uitzien naar een succesvolle en prettige samenwerking die een positieve bijdrage zal leveren aan de toekomstige groei en professionalisering van onze onderneming.
Om zowel (*) u/jou als onze medewerkers de gelegenheid te geven elkaar snel te leren kennen en om (*) u/jou kennis te laten maken met ons bedrijf, hebben wij voor (*) uw/jouw eerste werkdag een introductiedag gepland.
Wij ontvangen(*) u/je graag op [datum] om [tijdstip] uur. (*) U/je kunt vragen naar [naam].
Wij verzoeken (*) u/je een geldig legitimatiebewijs mee te nemen, waarvan wij een kopie nodig hebben voor uw personeelsdossier. Voor zover nog niet in ons bezit, vragen wij (*) u/je ook alle relevante diploma's en getuigschriften mee te nemen, zodat ook daarvan een kopie in het dossier kan worden toegevoegd.
Wij zien (*) u/je graag op [datum eerste werkdag].
