Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)

Ontwikkeling is een breder begrip dan alleen opleiden. Naast het bijhouden van ontwikkelingen en veranderende kennis binnen het vakgebied gaat het ook om het bekwamen in vaardigheden/competenties.

Belang persoonlijke ontwikkeling medewerkers

Het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) is een soort contract waarin zowel de leidinggevende als de medewerker afspreekt zich in te spannen voor 'elkaars' ontwikkeling. In dit contract staan afspraken over de ontwikkeling binnen de huidige functie, de gewenste functieontwikkeling vanuit de organisatie en de richting waarin de medewerker zich wil ontwikkelen.

Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) legt vast:

• wat de werknemer graag wil leren;
• wat de werkgever vindt dat de werknemer moet kunnen of weten;
• naar wat voor een functie de werknemer zou willen en kunnen doorgroeien (intern of extern);
• (eventueel) welke carrièremogelijkheden de werkgever kan bieden.

Medewerkers die zich persoonlijk kunnen ontwikkelen, hebben in ieder geval een reden minder om op te stappen. Om deze ontwikkeling in te kunnen vullen is het natuurlijk wel belangrijk dat medewerkers hun wensen en eisen op dit gebied kenbaar maken. Ook dient de organisatie duidelijkheid te geven over de ontwikkelmogelijkheden. In dit proces worden de behoeften van de organisatie afgestemd op de individuele behoeften van medewerkers. In dit continue proces denken medewerkers en leidinggevenden na over de volgende vragen:

• Wat wil de organisatie bereiken en wat kan de organisatie helpen ontwikkelen?
• Wat wil de medewerker bereiken ('het willen') en wat kan hij ontwikkelen ('het kunnen')?

'Willen' en 'kunnen' van medewerker

De antwoorden op deze vragen vormen de input voor ontwikkeltrajecten. In deze aanpak vormt de leidinggevende zich een beeld van het benodigde aantal medewerkers en hun kwaliteiten om in de toekomst de afdelings- of organisatiedoelstellingen te realiseren. Samen met het beeld van 'het willen' en 'het kunnen' van de huidige populatie medewerkers maakt hij afspraken over de persoonlijke ontwikkeling van deze medewerkers die in lijn liggen met de plannen van zijn afdeling/organisatie.

Wanneer de organisatie erin slaagt een goede 'match' te maken tussen het 'willen' en 'kunnen', snijdt het mes aan twee kanten. Enerzijds tevreden medewerkers die zich verder kunnen ontplooien. Anderzijds een organisatie die nu en in de toekomst haar organisatiedoelstellingen realiseert omdat zij op het juiste moment over de juiste medewerkers beschikt.

Ontwikkeling op korte en lange termijn

Ontwikkeling, ontplooiing en groei worden vaak op één lijn gezet met doorgroei en promotie. Niet iedereen kan echter directeur worden. Met een POP wordt ook gefocust op de huidige functies en toekomstige ambities. Die kunnen zowel binnen als buiten de organisatie liggen. Een POP is een plan waarin staat hoe iemand zich op korte termijn verder gaat ontwikkelen in de huidige functie of op langere termijn in een toekomstige functie. Het biedt de mogelijkheid de persoonlijke ontplooiing in het werk en de organisatiedoelen op evenwichtige wijze te combineren. Dat het maken van een POP belangrijk wordt gevonden, wordt ook onderstreept doordat het in steeds meer cao's als verplichting wordt opgenomen.

In het voorbeeld hiervoor gaat het over één vaardigheid. In een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) gaat het om een aantal verbeterpunten en het toekomstperspectief van een medewerker. Het achterliggende idee daarbij is dat het belangrijk is om mensen alert te houden.

Boeien en binden

Het individu is een belangrijke succesfactor voor de organisatie. Medewerkers vormen het belangrijkste kapitaal van een onderneming en, met de vele veranderingen die ons omringen, is het nodig bij te blijven en alert te zijn. En bovenal dat medewerkers die in staat worden gesteld te werken vanuit hun kwaliteiten en met plezier, medewerkers zijn die een organisatie optimaal kunnen laten functioneren. Persoonlijke ontwikkeling is echter een containerbegrip. Alleen individuele mensen kunnen uiteindelijk bepalen hoe zij zich willen ontwikkelen.

Bruel en Colsen schrijven in De Geluksfabriek (1998) dat zij ervan overtuigd zijn dat twee competenties noodzakelijk zijn om een succesvolle organisatie op te bouwen: de competentie om te boeien en de competentie om te binden. De geboeide medewerker neemt zichzelf als uitgangspunt en de organisatie is een wederpartij waarmee interessante deals zijn te sluiten. De verbonden medewerker gebruikt de organisatie niet, maar verbindt zich ermee vanwege de identiteit, de gemeenschap, de producten of diensten of vanwege de missie. De 'geluksfabriek' is de ideale organisatie die medewerkers zowel kan binden als boeien.

POP-gesprek

U kunt op verschillende manieren vorm geven aan een POP-gesprek. Bijvoorbeeld gekoppeld aan het functioneringsgesprek, het jaarlijkse beoordelingsgesprek of in een apart loopbaan-/POP-gesprek. Ook de frequentie kan verschillen. Belangrijk is dat de afspraken in het POP helder zijn.

Afhankelijk van de doelstellingen en mogelijkheden is een maal per jaar een minimale frequentie, meestal volgend op het functioneringsgesprek. In een POP-gesprek gaat het vooral over ontwikkeling in de brede zin des woords:

• verandering in het takenpakket;
• oefenen met specifieke vaardigheden;
• coaching op bepaalde onderdelen;
• het volgen van een training of opleiding;
• een stage bij een ander bedrijf of afdeling.

Een belangrijk uitgangspunt voor een POP is dat een medewerker verantwoordelijk is voor zijn loopbaan en dat de werkgever daarbij faciliteert. En verder is het belangrijk om aan te geven dat persoonlijke ontwikkeling meer is dan alleen het volgen van opleidingen. Wat nodig is, is afhankelijk van de gewenste ontwikkeling. Dit kan worden bekeken vanuit organisatieoogpunt (noodzaak), dan wel vanuit persoonlijke ambitie (groei).

Met de opkomst van competentiemanagement worden POP's steeds meer gekoppeld aan het ontwikkelen van competenties, bijvoorbeeld als vervolg op een 360° feedback.

Noodzaak POP

In een POP worden stappen onderscheiden (in gesprekken tussen leidinggevende en medewerker is het belangrijk dat de privacy wordt gerespecteerd en dat men elkaar vertrouwt). Het uitgangspunt is dat beide partijen het gesprek vanuit hun persoonlijke invalshoek voorbereiden

Er ontstaat nog wel eens een discussie of het maken van een POP voor iedereen verplicht moet zijn. Je kunt iemand toch niet dwingen zich te ontwikkelen? Een algemene stelregel is dat het belangrijk is aandacht te besteden aan het welbevinden van de medewerker, maar ook de organisatieontwikkelingen goed in het oog te hebben. Om bij te blijven is ontwikkeling nodig. In krimpende organisaties kan het ook een manier zijn om goed aandacht te besteden aan mogelijkheden en mobiliteit van medewerkers. Door gestructureerd aandacht te geven aan een POP kunnen mensen nieuwe wegen in (leren) slaan. Ook is het belangrijk voor medewerkers om hun arbeidsmarktwaarde te behouden, dan wel te vergroten. Dit wordt aangeduid met employability. Als een werkgever in de toekomst moet reorganiseren en genoodzaakt is afscheid te nemen van personeel, zal dit voordeliger kunnen plaatsvinden als hij kan laten zien dat hij geïnvesteerd heeft in het menselijk kapitaal in zijn onderneming. Daardoor heeft hij invulling gegeven aan zijn verplichting als goed werkgever.

Belangrijke aandachtspunten

• De leidinggevende heeft een cruciale rol in het POP-gesprek. Het is zaak dat de leidinggevende actief inspeelt op de talenten en capaciteiten van de medewerker en deze koppelt aan ontwikkelingsmogelijkheden en loopbaankansen die de organisatie nu en in de toekomst biedt.
• Voor het voeren van een succesvol ontwikkelingsgesprek is het noodzakelijk dat een leidinggevende:
  • een positieve grondhouding heeft ten aanzien van ontwikkelen en opleiden;
  • inzicht heeft in de manier waarop de organisatie zich ontwikkelt;
  • in staat is duidelijk aan te geven wat de organisatie van de medewerker verwacht;
  • openstaat voor de wensen en ambities van de medewerker;
  • in staat is de capaciteiten en ambities van de medewerker te koppelen aan de mogelijkheden die de organisatie biedt;
  • een afweging weet te maken tussen de belangen van de organisatie en de belangen van de medewerker.

Raadpleeg ook het artikel Persoonlijk ontwikkelingsplan: procedure en gebruik de aan dit artikel toegevoegde modellen Gespreksformulier persoonlijk ontwikkelingsplan, Schema POP en een Plan van aanpak POP.

Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)

04KP=0375