Geschreven door: mr. Jan Mathies* X mr. Jan Mathies Ruim 20 jaar werkzaam op het gebied van arbeidsrecht en sociale zekerheid. 1
U hebt als werkgever vanuit diverse wetgevingen zorgplicht voor uw medewerkers. De voordelen van het vastleggen op papier van (arbo)zaken die u in de praktijk al lang doet zijn onmiskenbaar. Denk aan onder andere aan het feit dat er geen misverstanden meer kunnen bestaan over de aanpak en uitvoering van arbozaken. Een ander voordeel is dat bij groei van de organisatie het eenvoudiger is zaken te delegeren en hierbij te kunnen verwijzen naar procedures in een arbobeleid/arbohandboek. Hoe dit op te pakken? Maak gebruik van het stappenplan Arbozorgsysteem in dit artikel. Dat stappenplan stelt u namelijk in staat om uw arbozorgsysteem in zes stappen op een gestructureerde en doelmatige wijze te documenteren.
De voordelen zijn van arbozorgsysteem op papier zijn:
Er kunnen geen misverstanden meer bestaan over de aanpak en uitvoering van arbozaken.
Bij groei van de organisatie is het eenvoudiger zaken te delegeren en hierbij te kunnen verwijzen naar procedures in een arbobeleid/arbohandboek.
De Arbowet vereist dat zaken worden vastgelegd en bij na controle gebleken gebreken kan de Arbeidsinspectie boetes geven.
Recente wijzigingen in de wetgeving ten aanzien van ziekteverzuim: het loont om preventief verzuimbeleid te voeren.
U heeft een stappenplan om een arbozorgsysteem en arbobeleid op te zetten en in te voeren
Schenk systematisch aandacht aan het systeem
Het woord 'arbozorgsysteem' geeft aan dat het niet gaat om eenmalig zaken op papier te zetten, maar om een onderwerp dat systematisch aandacht nodig heeft. Hiervoor is het zeer aan te raden dat u een structuur (zie het stappenplan) opzet en dit onderwerp steeds terug te laat komen in alle vormen van overleg en in alle lagen binnen de organisatie. In het opzetten, invoeren en uitvoeren gaat tijd zitten. U kunt zich daarom laten ondersteunen door deskundigen van bijvoorbeeld de arbodienst, maar u kunt zelf ook veel doen. Een voordeel van het zelf opzetten, invoeren en uitvoeren van het arbozorgsysteem is dat het een systeem wordt dat op maat is geschreven en dat binnen de organisatiecultuur past. Door er onder meer de OR en medewerkers bij te betrekken wordt de invoering en uitvoering eenvoudiger en het draagvlak groter.
Wie heeft de verantwoordelijkheid?
Een directeur blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor de arbozorg binnen zijn of haar onderneming. Maar de directeur mag taken delegeren aan een daarvoor aangewezen persoon. Deze persoon dient hiervoor middelen ter beschikking te krijgen. Denk hierbij aan tijd en scholing, maar ook aan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
In het volgende stappenplan is geschetst hoe een arbozorgsysteem eruit kan zien. Hoe u elke stap precies invult, hangt af van de aard van uw bedrijf en de bijhorende risico's. Een bedrijf waar voornamelijk kantoorwerk wordt verricht, heeft andere risico's dan een bedrijf waar veel wordt gelast. Daarnaast hangt het succes van een arbozorgsysteem af van de regelmatige aandacht die het onderwerp in de organisatie krijgt.
Stappenplan
Arbozorgsysteem in zes stappen
Startpunt: Intentieverklaring: intenties en het doel vastleggen.
RIE: Nulmeting stand van zaken arbo binnen de organisatie; inventariseren en evalueren van arboknelpunten in de organisatie.
Arbobeleid: Het kader, afspraken maken in de organisatie over de vorm van arbozorg en vastleggen in procedures, overlegstructuur.
Plan van aanpak: Geconstateerde knelpunten uit nulmeting opnemen in plan van aanpak (meerjarenplan), overleg met OR/personeelsvertegenwoordiging.
Plan van aanpak uitvoeren: Prioriteiten vaststellen, onderscheid maken tussen beleidsmatige onderwerpen en werkplekgebonden onderwerpen/onderwerpen voor één jaar selecteren uit plan van aanpak.
Evaluatie arbobeleid: Evaluatie schriftelijk vastleggen en bespreken met OR, vervolgacties bepalen.
Stap 4, 5 en 6 zijn te zien als een jaarlijks terugkerende cyclus.
