Kostenvergoedingen: alles over de werkkostenregeling

Kostenvergoeding vrijgesteld

Kosten die een werknemer maakt voor het vervullen van zijn dienstbetrekking, mag de
werkgever in beginsel vrij vergoeden. Bijna iedere werknemer die een dienstbetrekking
uitoefent, maakt zulke kosten. De hier besproken regeling geldt als de werkgever in 2011
niet gekozen heeft voor toepassing van de werkkostenregeling.

De werkgever kan niet alle kosten die de werknemer maakt, vrij
vergoeden. Uiteraard moet er een verband zijn met de dienstbetrekking. Sommige kosten
kan de werkgever in het geheel niet vrij vergoeden; voor een aantal kostencategorieën
geldt dat de werkgever een beperkte vergoeding kan verstrekken. 

Werkkostenregeling

Per 1 januari 2011 kennen wij een geheel nieuwe systematiek van vrije vergoedingen en

verstrekkingen. In deze systematiek staat de werkgever centraal en niet zoals tot en met 2010 de werknemer. Kosten moet men collectief op werkgeversniveau en niet meer op individueel niveau beoordelen. Er wordt niet meer gekeken naar zakelijkheid of beloning, maar naar werkkosten. Dit betekent binnen elke organisatie een wezenlijke omslag. Niet alleen de afdelingen P&O en Salarisadministratie, maar ook Finance & Control zullen zich met dit systeem diepgaand moeten bezighouden.

In de nieuwe regeling bestaan er geen vrije vergoedingen en verstrekkingen meer. Alle vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever aan zijn werknemers doet, vormen in beginsel belastbaar loon. Verstrekkingen in het kader van wellevendheid, sympathie of piëteit uit hoofde van een persoonlijke relatie behoren niet tot het loon. We spreken hier van verstrekkingen die maatschappelijk niet als beloningsvoordeel worden ervaren. Hierbij kunt u, volgens de staatssecretaris, denken aan de rouwkrans van de werkgever of de verstrekking van een fruitmand aan een zieke werknemer. Dergelijke verstrekkingen zijn voor de werknemer geen voordeel uit dienstbetrekking. Intermediaire kosten behoren evenmin tot het loon.

Mogelijkheden van kosten vergoeden

De werkgever kan op vier verschillende manieren de werkelijk gemaakte/te maken kosten
vergoeden die samenhangen met de dienstbetrekking. Deze vier mogelijkheden zijn: 

1. De werkgever vergoedt kosten op declaratiebasis.
2. De werkgever verstrekt een vaste kostenvergoeding.
3. De werkgever past (bij dienstreizen) een combinatie toe van een vaste vergoeding en declaraties (per diem vergoeding).
4. De werkgever stelt de werknemer een creditcard ter beschikking.

Kostenvergoeding vast

Bijna iedere werknemer die een dienstbetrekking uitoefent, maakt kosten. Een werknemer
zal – en dat is vanuit zijn gezichtspunt bezien heel logisch – al snel stellen dat hij die kosten maakt op grond van zijn dienstbetrekking (verwervingskosten). De belastingdienst denkt daar genuanceerder over. Bepaalde verwervingskosten kan de werkgever (beperkt) vrij vergoeden. Het is niet mogelijk beroepskosten in de aangifte inkomstenbelasting (behoudens kosten openbaar vervoer/woon-werkverkeer) in aftrek te brengen. Dit betekent dat het vergoeden van deze kosten door de werkgever aantrekkelijk is. Zeker als dit kan zonder inhouding van loonheffingen.

Kostenvergoeding: auto van de zaak

Als een werkgever aan een werknemer een auto (personenauto of bestelauto) ter beschikking stelt die de werknemer mede voor privédoeleinden mag gebruiken, geldt in beginsel een bijtelling van 25% van de cataloguswaarde van de auto. Als er sprake is van een zeer zuinige, dan wel zuinige personenauto of bestelauto, bedraagt het percentage 14% respectievelijk 20%. 

Kostenvergoeding: fietsregeling

De werkgever kan aan de werknemer fiscaalvriendelijk de kosten van een fiets
vergoeden, een fiets verstrekken of deze ter beschikking stellen. Hiervoor gelden de
volgende voorwaarden: 

• De werknemer maakt op meer dan de helft van het aantal dagen dat hij pleegt te reizen in het kader van woon-werkverkeer gebruik van de fiets. 
• De werkgever heeft in het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren aan de werknemer geen fiets verstrekt, ter beschikking gesteld of vergoed.