Werkgevers hebben de mogelijkheid om werknemers een kostenvergoeding te bieden voor de kosten die zij maken om hun werk naar behoren te kunnen verrichten. Dit zijn onkosten die binnen wettelijke kaders niet tot het loon behoren. Veel, door onkostenvergoedingen, vergoede kosten zijn bijvoorbeeld de bijkomende kosten van de auto van de zaak, kosten voor schrijfbenodigdheden of zakelijke telefoonkosten. Deze kosten kunnen zowel door losse declaratiesystemen of door vaste onkostenvergoedingen vergoed worden.
Bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst kan de werkgever met de werknemer afspraken maken over de kostenvergoedingen. De vier meest gebruikte methoden van kostenvergoeding zullen hier kort besproken worden. Wilt u precies weten wat de mogelijkheden en regels zijn omtrent onkostenvergoedingen? Kijk dan in de Kennisbank Belonen en Arbeidsvoorwaarden van HRpraktijk. Deze Kennisbank kunt u nu bovendien 14 dagen onbeperkt uitproberen.
De vier methoden van onkostenvergoeding
Voor werkgevers een ‘veilige’ manier van kostenvergoeding. De werkgever krijgt op deze manier de mogelijkheid om precies te controleren welke onkosten worden vergoedt. Ook kan hij direct beoordelen of belastingvrije vergoeding is toegestaan.
Vaak wordt deze vorm van kostenvergoeding periodiek toegepast. Dit om een te grote administratieve last te voorkomen. In dit systeem vullen werknemers periodiek, bijvoorbeeld eens per maand, een declaratieformulier in. Hier worden direct de aankoopnota’s en andere specificaties toegevoegd. De werkgever kan hieruit beoordelen of de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor vrije vergoeding en vervolgens tot uitbetaling overgaan.
Een andere mogelijkheid is om de onkosten van werknemers te vergoeden met een algemene vaste onkostenvergoeding. Dit scheelt zowel de werkgever als de werknemer veel administratie. Deze vorm van kostenvergoeding is vooral raadzaam wanneer de werkgever geconfronteerd wordt met regelmatig terugkerende kosten. Een algemene belastingvrije vergoeding mag alleen verstrekt worden als de werkgever voldoet aan de volgende eisen:
Een veelgebruikte vorm van kostenvergoeding is de combinatie tussen vaste onkostenvergoeding en losse declaraties. Vooral bij dienstreizen wordt deze vorm van kostenvergoeding veelvuldig gebruikt. Zo is het mogelijk om een vaste kostenvergoeding te bieden voor ‘kleine’ kostenposten als ontbijtkosten en kleine consumpties. De ‘grotere’ uitgaven zoals diner- en overnachtingskosten kunnen vervolgens vergoedt worden met een declaratiesysteem. De voor ambtenaar geldende regeling wordt vaak ook door andere bedrijven toegepast. Deze regel voor onkostenvergoeding maakt onder meer onderscheidt tussen reizen in het binnen- en buitenland. De volgende bedragen werden vergoedt voor binnenlandse reizen (per 1 januari 2008):
Een laatste mogelijkheid voor kostenvergoeding is de ter beschikking stelling van een creditcard door de werkgever. Het voordeel van deze manier van kostenvergoeding is dat de door de werknemer gemaakte kosten direct ten laste komen van de werkgever. De werknemer hoeft hierdoor niet achteraf kosten te declareren. De werkgever hoeft op deze manier alleen te controleren of de uitgaven daadwerkelijk een zakelijk karakter hebben en of hij deze in aanmerking komen voor een belastingvrije vergoeding.
Tip 1: Algemene onkostenvergoeding voor terugkerende kosten
Algemene kostenvergoedingen zijn bedoeld voor regelmatig terugkerende kosten. Eenmalige kosten horen in principe niet thuis in een algemene onkostenvergoeding.
Tip 2: Eenvoudige manier: algemene kostenvergoeding verstrekken
Een algemene kostenvergoeding is de meest eenvoudige manier van kostenvergoeding. Let er wel op dat de belastingvrije vergoeding niet te hoog is. De belastinginspecteur kan hier steekproefsgewijs onderzoek naar doen.
Tip 3: Veilige manier: op declaratiebasis vergoeden
De meest veilige manier van kostenvergoeding is vergoeding op declaratiebasis. Nadeel hiervan zijn de hoge administratieve last.
Tip 4: Check of de bestaande onderbouwing van de vaste kostenvergoeding nog voldoet aan fiscale wetgeving
U moet kunnen aantonen dat de onkostenvergoeding een zakelijk karakter heeft. Bij een kostenvergoeding van een computer thuis moet u kunnen aantonen dat deze pc voor 90 procent zakelijk wordt gebruikt. Zo niet moet u de vaste kostenvergoeding worden gezien als belast loon.
Geïnteresseerd in meer tips en mogelijkheden omtrent kostenvergoeding? Kijk dan in de Kennisbank Belonen en Arbeidsvoorwaarden van HRprakijk. Deze Kennisbank kunt u nu 14 dagen onbeperkt uitproberen.